[Event Trends] Tudor Pasc: Cred că la oricare dintre evenimentele de profil din România, în ultima vreme a fost folosită sintagma de “noua realitate”

TEDxCluj a fost în 2019 unul dintre evenimentele importante de acest fel din Europa. Apoi, contextul complet defavorabil organizării de evenimente a încetinit creșterea, iar piața evenimentelor a căutat soluții de adaptare.

După un eveniment hibrid în 2021, cu o mie de participanți fizic – atât permiteau restricțiile la acel moment – și două mii online, organizatorii TEDxCluj au decis să continue în 2022 doar cu audiență live, spune Tudor Pasc, Managing Partner al ClujHub și Project Manager TEDxCluj. Interesul pentru biletele online este scăzut, iar o parte importantă din succesul evenimentului este experiența pe care o au participanții în ziua respectivă.

Pentru că este un eveniment non-profit, TEDxCluj se bazează pe un număr mai mic de parteneri corporate, a căror prezență nu este una comercială, ci una care să îmbunătățească experiența celor prezenți. De altfel, brandurile sunt mai reticente să încheie parteneriate, iar bugetele sunt mai mici, pe fondul contextului ultimilor ani, spune Tudor.

Publicul a devenit mai implicat și vocal de-a lungul timpului, iar organizatorii trebuie să țină pasul cu ei. Speakerii și temele sunt aleși ținând cont de context și de preferințele oamenilor din comunitate, iar fiecare eveniment este urmat de un proces de feedback. Mai multe din culisele TEDxCluj, în interviul de mai jos.

Piața de evenimentelor în 2022

Anul 2022 pentru piața de evenimente cred că este caracterizat de o adaptare și o calibrare la ceea ce înseamnă provocările economice și sociale la nivel global din ultimii ani, reflectate atât în mediul de business la nivel de furnizori și colaboratori cu care interacționezi în organizarea unui eveniment cât și la modul diferit în care publicul se raportează la evenimente. Se observă clar o tendință de achiziționare a biletelor în perioada cât mai apropiată de data de desfășurare a evenimentului, spre deosebire de anii trecuți, când o proporție semnificativă din rândul participanților își rezervau biletele cu luni înainte.

Tendința anului

Cred că la oricare dintre evenimentele de profil din România, în ultima vreme a fost folosită sintagma de “noua realitate” și că multe dintre ele au abordat ca subiect schimbările și modificările contextului în care ne aflăm în prezent.

Evoluția pieței

Cea mai semnificativă diferență pe care o observ în contextual actual, spre deosebire de 2016, când am început să mă implic în organizarea de evenimente mari, este creșterea impredictibilității financiare de care are parte organizatorul de evenimente. Aceasta este datorată în mare parte tendinței paticipanților de a achiziționa biletele în perioada din apropierea evenimentului și de extindere a termenului de la începerea discuțiilor până la concretizarea parteneriatelor corporate, ambele fiind motivate de către evoluția evenimentelor la nivel global din ultimii ani.

Evoluția TEDxCluj

În 2016, TEDxCluj a avut un număr de 800 de participanți, crescând gradual de la ediție la ediție. Ediția din anul 2019 a fost de referință pentru noi, deoarece a însemnat primul eveniment care a trecut de o mie de participanți. Am avut alături de noi atunci, într-o locație nouă, 2.500 de participanți din “comunitatea oamenilor neobișnuiți” cum ne place nouă să spunem. Am fost unul dintre cele mai mari evenimente de tip TEDx din Europa.

Următoarea ediție, de tip hibrid, în 2021, a înregistrat 3.000 de participanți, 1.000 fizic și 2.000 în online.

În ceea ce privește invitații, de-a lungul timpului am avut plăcerea și onoarea să îi avem alături de noi pe scenă pe: Andi Moisescu, Prințesa Marina Sturdza, Florin Piersic Jr., Brad Blanton, Gașpar Gyorgy, Paul Bourne, Iv cel Naiv, Oana Pellea, Cristian Presură, Simona Tivadar, Solomon Marcus, Cristian Onețiu, Andrei Gheorghe, Melania Medeleanu, Florin Talpeș, Teodora Enache, Răzvan Exarhu și multi alții care ne-au încântat cu discursurile lor.

Temele centrale ale edițiilor, în ordine cronologică inversă au fost: Choices, Together, What if, Connecting The Dots, Going Beyond, Mythbusting etc.

Viața după pandemie

Pentru noi, ediția din 2021 a fost primul eveniment mare din Cluj Napoca, organizat indoor după pandemie și a fost marcat de provocarea necunoscutului, în care ne aflăm cu toții. A fost o ediție cu mari emoții în ceea ce privește numărul de participanți fizic, deoarece în acel moment nu era clar setul de restricții în ceea ce privește numărul maxim de participanți la un eveniment indoor, urmând să se concretizeze cu 4 zile înainte de eveniment. 1.000 era limita impusă, număr la care am limitat si noi înscrierile.

La nivel de industrie, contextul a fost și este în continuare unul dificil, deoarece imediat după pandemie a urmat izbucnirea războiului, urmat, acum, de inflația ridicată. Toți acești factori au avut un impact negativ semnificativ în ceea ce privește activitatea de organizare a unui eveniment, care se bazează atât pe achiziționarea de bilete cât și pe parteneriatele și sponsorizările din partea mediului corporate, care ambele au fost impactate direct, la rândul lor. Asta se traduce în achiziția unui număr mai redus de bilete și în reticența sau reducerea bugetelor din partea corporate, într-un context de creștere generală a prețurilor.

Participarea la evenimente live

Pentru noi, modul principal de a atrage participanții este un echilibru între experiența de care participanții au parte în ziua evenimentului și calitatea line-up-ului de speakeri împreună cu ideile expuse de aceștia pe scenă.

Ambele sunt influențate în mod direct și diminuate în cazul participării online la eveniment, motiv pentru care am și renunțat la a organiza evenimentul în mod hibrid la ultima ediție, din cauza numărului foarte redus de bilete online achiziționate.

Totodată, se observă o reducere a numărului de participanți fizic, ceea ce este normal, din cauza contextelor menționate mai sus.

Publicul din 2022

Pe parcursul ultimilor 8 ani, de când mă implic în organizarea TEDxCluj, observ că publicul s-a “decantat” tot mai mult și că este mai implicat. Evenimentele trebuie să țină pasul cu acest proces în care publicul este tot mai comunicativ, mai vocal, mai dispus să dea feedback și mai aproape de organizator prin sfaturi și input-uri cu privire la eventualele îmbunătățiri, subiecte sau speakeri pe care vrea să îi vadă pe scena.

Parteneriate

Brandurile ne sunt alături la edițiile TEDxCluj deoarece doresc să obțină asociere relevantă cu accent pe calitate în cadrul unui eveniment care targetează un profil premium de participant. Expunerea și activările partenerilor noștri nu sunt cu caracter comercial, tranzacțional, ci interacțiunile pe care le au cu participanții sunt concentrate în jurul contribuției pe care o aduce prezența brandului la experiența participantului.

Un alt avantaj major de care beneficiază brandurile este faptul că TEDxCluj este un eveniment non-profit și ne-comercial. Din acest motiv, și numărul partenerilor este unul redus, astfel că logo-ul lor este unul din 10-15 logo-uri, nu unul din 50 sau chiar mai multe.

Speakeri și teme

Alegerea temei este o decizie a echipei. În funcție de interesul și feedback-ul comunității, propunem diferite subiecte pe care să le abordăm și apoi conturăm o temă în jurul lor. În concordanță cu conceptul TEDx, temele în sine trebuie să fie generice pentru a putea fi abordate din mai multe perspective și a evita așa-zisa nișare. În final, după ce am ales o temă, începem să lucrăm la partea de conținut și să conturăm direcțiile de abordare și speakerii care pot să le livreze.

Bineînțeles, în tot acest proces, cântărim cu atenție ce fel de teme sunt potrivite pentru a stârni interesul oamenilor și care ar fi apreciate de publicul nostru, atât înainte de eveniment, care se traduce direct în engagement în social media și în vânzarea de bilete, cât și în momentul evenimentului, care se traduce într-o experiență relevantă pentru participanți, lucru care se reflectă într-un feedback bun post eveniment, proces pe care îl derulăm după fiecare ediție.

Măsura succesului

Cred că pentru un eveniment din categoria în care ne aflăm, cea mai relevantă este calitatea conținutului livrat și valoarea informației cu care participantul rămâne în urma evenimentului.

Rezultatul se vede în felul în care comunitatea interacționează cu noi și răspunde în momentul în care anunțăm fiecare nouă ediție, și faptul că suntem percepuți ca unul dintre evenimentele la care trebuie să participi din Cluj.

Un alt indicator este faptul că la fiecare ediție avem oameni din toată țara, și chiar și români stabiliți în străinătate care își achiziționează bilete din timp pentru a-și asigura particparea la edițiile TEDxCluj.