[Noul context] Gabriela Negulescu: Va trebui sa gandim altfel amenajarea spatiilor de evenimente

Ne intoarcem, prudent, la planurile noastre. Nu sunt cele dinainte de pandemie, dar sunt exercitii de imaginatie prin care sa ne recapatam normalitatea. Iar evenimentele nu vor disparea din planurile noastre, crede Gabriela Negulescu, Managing Partner Event Stuff. Doar că vor fi diferite. Vor lua o mai mare amploare evenimentele in aer liber, spatiile destinate evenimentelor vor fi mai largi, cu mai mult loc alocat fiecarui participant, cu elemente de separare a spatiului si de protectie sanitara, cu statii mobile de dezinfenctare. 

Ne asteptam ca unele evenimente sa se deruleze pe mai multe zile, in serii, pentru a limita numarul de participanti aflati deodata in acel spatiu, asa cum ne pregatim pentru mini sau micro evenimente.

Este posibil ca unele din ele sa devina mult mai pretentioase in termeni de concepte, creativitate si dotari dar cred ca bugetele vor fi mult mai cumpatat cheltuite.

Gabriela povestește cum a fost perioada aceasta pentru industria BTL, cum s-au adaptat la noua realitate si care sunt scenariile prudente de viitor.

Daca esti managerul unui grup de comunicare/agentie, trimite-ne un email pe [email protected] cu subiectul [Noul context]. Vrem sa discutam despre activitatea agentiei voastre, despre cum reinventati procesele de lucru, cum va adaptati la noua realitate si despre directiile in care va veti dezvolta.

Cand ati inceput sa observati impactul in business   

Am inceput anul cu discutii despre strategie in contextul in care se tot vorbea de o posibila criza economica asteptata in 2020 – 2021. Incepusem deja sa prefiguram scenarii si sa ne facem planuri de a ne orienta catre zonele care ne imaginam ca vor supravietui in timpul unei crize. Dar erau niste discutii si planuri pe care ne pregateam sa le aplicam daca…

Desigur, China era mult prea departe si nu avea cum sa ne atinga. Chiar si cand a inceput criza sanitara in Italia, ne-am imaginat ca va fi o problema de doua – trei saptamani maxim. Ca noi ne putem vedea de treaba dezinfectand lucrurile si aplicand niste masuri de igiena.

Imi amintesc cum am promovat noul mobilier luminos pe care tocmai il cumparesem din Belgia, cu o sticla de dezinfectant bonus! Va intra la fun facts, daca vom fi bine.

8 martie a cazut ca o bomba. In trei zile toate evenimentele programate pentru martie s-au anulat sau s-au amanat. Un pipeline care arata promitator s-a schimbat intr-un urias semn de intrebare. Totul s-a oprit.

Primele masuri  

Nu ne-a trebuit prea mult timp sa ne dezmeticim. In primul rand, am decis sa mutam activitatea de birou acasa, dupa care am trimis acasa si echipa operationala. Am considerat ca siguranta staffului este pe primul loc si ca nu avea niciun sens sa-i expunem inutil in conditiile in care activitatea era suspendata si perspectiva de a o relua nu prea apropiata. 

Am analizat rapid situatia rezervelor financiare pe care le aveam, a costurilor de functionare si a celor ce pot fi reduse.

Ne-am decis sa actionam pe doua planuri:

- reducerea la minim a costurilor

- analiza oportunitatilor care se pot ivi pentru a realiza niste venituri in conditii de siguranta sanitarapentru angajati si beneficiari.

Obiectivul principal a fost si este in continuare foarte clar: sa supravietuim impreuna. 

Evident, de indata ce am avut posibilitatea, am decis sa ne folosim de facilitatile oferite de guvern, am reusit sa obtinem o scutire la plata chiriei biroului pentru cateva luni si, am decis sa ne restrangem depozitul pentru a reduce costul cu chiria acestuia. 

Pe al doilea plan, am incercat sa privim situatia cat mai out of the box pentru a identifica oportunitatile de care am putea profita cu resursele pe care le avem. Un lucru a fost clar de la inceput: activitatea noastra nu se putea muta in online!

Astfel, am dat startul lui MOVESTUFF – serviciile de relocari (mutari) adresate in special firmelor mici care au nevoie sa-si schimbe spatiul in care activeaza . 

De asemenea, am identificat noi posibilitati de a utiliza corturile din inventarul nostru. 

Cum au reactionat clientii  

Clientii nostri sunt agentii de BTL, alti organizatori de evenimente si persoane fizice. Cu totii am fost la fel de socati si ingrijorati. Din fericire, majoritatea evenimentelor contractate s-au reprogramat pentru septembrie sau direct pentru anul viitor. Le suntem recunoscatori clientilor, majoritatea, care ne-au achitat proiectele deja incheiate, desi stim ca si lor le este greu.

Proiectele in desfasurare si viitoare  

Event Stuff inchiriaza logistica pentru evenimente si activeaza in segmental live al industriei, segment care este in intregime pus pe hold, sub semnul incertitudinii. Nu putem planifica, nici reconfigura deoarece nu avem inca idee in ce parametri ar trebui sa ne inscriem. Nimeni nu stie inca ce si cum si cand va fi.

Momentan este greu de prevazut impactul pe care pandemia de COVID-19 si criza econimica ce-i va urma il vor avea asupra industriei de evenimente si a activitatii noastre. Suntem niste fiinte sociale si suntem deseori guvernati de emotii pe care nu le putem obtine in online, cel putin nu la aceeasi intensitate ca in lumea reala. De aceea, am convingerea ca evenimentele live nu vor disparea.

Desigur, o parte din ele se vor muta in online, desigur, multe companii isi vor reduce bugetele. Anul viitor va fi unul foarte greu pentru industria de evenimente si pentru furnizorii acesteia, mai ales pentru cei orientati catre evenimentele corporate, congrese si conferinte si chiat targuri si expozitii. Va veni o perioada in care competenta, siguranta, eficienta si flexibilitatea isi vor spune cuvantul. 

Cu siguranta va trebui sa gandim altfel amenajarea spatiilor de evenimente. Sunt convinsa ca vor lua o mai mare amploare evenimentele in aer liber si ca utilizarea corturilor va creste. Spatiile destinate evenimentelor vor fi mai largi, cu mai mult loc alocat fiecarui participant, poate cu mobilier mai putin compact pentru respectarea distantarii sociale, cu elemente de separare a spatiului si de protectie sanitara, cu statii mobile de dezinfenctare care ne asteptam sa devina accesorii obisnuite si pe care le pregatim deja.

Ne asteptam ca unele evenimente sa se deruleze pe mai multe zile, in serii, pentru a limita numarul de participanti aflati deodata in acel spatiu, asa cum ne pregatim pentru mini sau micro evenimente. Este posibil ca unele din ele sa devina mult mai pretentioase in termeni de concepte, creativitate si dotari dar cred ca bugetele vor fi mult mai cumpatat cheltuite.

BTL de acasa

Teoretic suntem obisnuiti sa lucram de la distanta pe zona de vanzari si consultanta. Sa nu uitam ca in sezon, deseori suntem plecati pe teren si gestionam totul de unde ne aflam. Ne-am acomodat rapid cu Zoomul unde ne “intalneam” sa discutam, sa ne incurajam sau sa incercam sa facem niste planuri. Mai greu a fost pentru baietii din operational care pe vremea asta montau corturi pe banda rulanta in diverse colturi ale tarii. Nu cred ca vreunul a mai avut 2 luni de pauza de cand a fost copil. Si poate nici atunci…

Mai grav este, insa, ca totul a fost blocat. Clientii nostri, ca si noi, plutesc in imprevizibil. Am incercat sa tinem legatura la telefon, prin retelele sociale si newsletter. Dar in realitate, in ceea ce ne priveste, BTL-ul nu poate functiona cu adevarat de acasa.

Cum s-a schimbat portofoliul clientilor

Nu as vorbi de o schimbare a portofoliului clientilor si activitatilor, ci mai degraba despre o adaptare temporara la situatia actuala. De indata ce activitatea ne-a fost blocata, am incercat sa identificam noi posibilitati de a ne folosi resursele pe care le avem.

Ne-am batut capul cum sa dam noi utilizari echipamentelor din inventarul nostru, in special corturilor. Am inceput cu o solicitare primita de la un spital privat pentru niste corturi de triaj epidemiologi si care sunt in continuare utilizate in acest scop.

Odata cu reluarea diverselor activitati si necesitatea conformarii la cerintele de siguranta sanitara, am identificat si alte utilizari ale corturilor, cum ar fi:

- corturi de dimensiuni mici pentru asigurarea termoscanarii angajatilor sau vizitatorilor la intrarea in cladiri de birouri sau fabrici intr-un mod discret,

- corturi pentru amenajarea zonelor de asteptare acoperite,

- pentru spatii de sedinta si intalniri de business,

- birouri temporare sau spatii de odihna pentru angajati.

- Standuri specializate ale magazinelor, care pot fi organizate in aer liber

- Zone acoperite de drive-through sau pick-up pentru magazine

- extinderea sau acoperirea teraselor restaurantelor 

Pe langa corturile pentru triaj mentionate, am montat deja saptamana trecuta si corturile ce adapostesc zona de asteptare de la terminalul de plecari al Aeroportului International Henri Coanda.

Clientii

Noi furnizam corturi, mobilier, decoratiuni si alte accesorii de inchiriat pentru evenimente. Mie imi place sa spun pe scurt ca suntem unul din inchirietorii majori de echipamente pentru amenajarea spatiilor de evenimente.

Clientii nostri sunt organizatori de evenimente, fie ei agentii de BTL sau divizii de BTL ale agentiilor de publicitate, organizatori de festivaluri, concerte sau evenimente sportive si organizatori de evenimente private, in special de nunti. Corturile noastre gazduiau astfel de evenimente. De la lansari de produse sau inaugurari de sedii, la diverse activari in cadrul unor evenimente de amploare, targuri si expozitii in aer liber, petreceri, concerte si, desigur, nunti.

In momentul de fata beneficiarii corturilor noastre sunt companii din diverse domenii de activitate, care au nevoie de ele pentru a-si putea desfasura activitatea in conditiile respectarii cerintelor de distantare sociala si securitate sanitara. Am enumerat mai sus cateva dintre utilizarile la care ne-am gandit, insa ele pot capata si alte destinatii, in functie de necesitatile celor ce le solicita.

Noi directii de dezvoltare

Suna putin SF sa vorbim despre dezvoltare in conditiile in care toate eforturile noastre se concentreaza pe supravietuire. Putinele proiecte pe care le-am realizat in aceasta perioada nu sunt nici pe departe suficiente pentru a rezista pana la reluarea sezonului de evenimente, pe care nu-l vad relansat cu adevarat pana in primavara viitoare. Dar pentru ca ne-am propus sa nu stam si sa ne lamentam, putem vorbi si despre dezvlotare.

Vom continua sa promovam si sa dezvoltam Movestuff - serviciile noastre de relocari. Exista si va exista un numar mare de firme care vor decide sa renunte la birouri sau sa-si restranga suprafetele de birou ocupate in momentul de fata. Aceasta este o oportunitate pe care incercam sa o exploatam. Si poate vom reusi sa o dezvoltam ca o noua linie de business.

In domeniul evenimentelor, pentru ca aici este domeniul nostru, totusi, vom urmari in continuare evolutia pietei si vom incerca sa raspundem cat mai promt nevoilor ei. Avem o echipa cu multa experienta atat in vanzari, cat si in implementari de anduranta sau spectaculoase si ne straduim sa iesim cu ea intreaga la liman. Experienta diversa ne va ajuta, sper, sa fim suficient de flexibili si adaptabili la noile cerinte sau nevoi ale pietei.

Urmarim continuu ce se intampla in industriile de evenimente din alte tari, unele mult mai sofisticate sau mai dezvoltate decat cea romaneasca si incercam sa fim pregatiti sau sa fim proactivi in ceea ce priveste noi directii de dezvoltare. Dar acum este un pic prematur sa dezvoltam acest subiect. Sa fim noi bine!

Adaptarea playerilor

Depinde foarte mult de player. Pana la cine se va adapta si cat de repede, ne punem problema cine va rezista. Firmele care vor reusi sa treaca cu bine de aceasta perioada, vor fi cu siguranta mai puternice si isi vor fi dovedit deja adaptabilitatea. Flexibilitatea va fi un element definitoriu in noul context si asta va depinde de organizarea fiecaruia, de resursele umane, financiare si materiale de care dispune si de intelegerea situatiei. Unii deschisi spre schimbare se vor adapta rapid. Altii mai greu, si, probabil, unii deloc. Oricum , structura pietei se va schimba. Cum? Ramane de vazut. 

Una din marile probleme ale industriei de evenimente din Romania este ca nu exista nicio organizatie patronala care sa o reprezinte pe de-a-ntregul. Este o piata fragmentata, iar situatia asta este perdanta pentru toti jucatorii, atunci cand vine vorba de apararea intereselor si protejarea unei intregi industrii, lucru pe care-l simtim in aceasta criza. Dar poate si asta se va schimba in viitorul nu prea indepartat.

Daca esti managerul unui grup de comunicare/agentie, trimite-ne un email pe [email protected] cu subiectul [Noul context]. Vrem sa discutam despre activitatea agentiei voastre, despre cum reinventati procesele de lucru, cum va adaptati la noua realitate si despre directiile in care va veti dezvolta.