[Event Trends] Dragoș Gheban: Dacă înainte barierele geografice erau un impediment, astăzi uităm de ele prin sistemul hibrid

Sintagma “noua realitate” capătă vechime. Am auzit-o în 2022 la evenimente și am citit-o în articole în contextul adaptării la situația post-pandemie. O amintește și Dragoș Gheban, Managing Partner Catalyst Solutions, care spune că deși ne aflăm într-o perioadă incertă, tehnologia a facilitat extinderea comunităților de HR și IT peste granițele țării.

Cultura organizațională bazată pe adaptabilitate a ajutat Catalyst Solutions să treacă rapid la evenimentele online, pe care le testaseră deja de câțiva ani, iar mai apoi la cele hibride. Pentru a supraviețui această industrie, trebuie să fii constant “pe poziții” și atent la riscuri, explică Dragoș.

Organizarea evenimentelor și alegerea speakerilor și temelor se face pe baza unor cercetări de piață amănunțite, ținând cont de feedback-ul de la edițiile anterioare și cu o mare atenție la detalii, mai spune el. Deși sunt importante datele cantitative, primează sentimentul cu care rămân partenerii și participanții la finalul zilei.

Mai multe despre o industrie din greu încercată în ultimii ani aflați mai jos de la organizatorul multor evenimente de succes precum Angajatori de TOP, Top Talents Finance, Recruitment Days, EBCon, EB Dialogue, DevTalks și DevCon.

Piața evenimentelor în 2022

Dupa 2 ani de schimbari, în 2022 am observat o revenire la normal, însă vorbim de o „nouă normalitate” în organizarea evenimentelor. Bucuria de reconectare și entuziasmul, atât ale participanților, cât și ale organizatorilor, sunt evidente odată cu revenirea în format fizic.

Totuși, ultimii 2 ani au lăsat și câteva urme care se observă până astăzi pe piața evenimentelor. Vorbim despre sistemul hibrid, noua normalitate pe care am adoptat-o pentru a le permite tuturor, indiferent de locația în care se află, să participe la eveniment. Prin online, reușim să ne extindem mult mai ușor raza participanților, chiar dincolo de granițele țării. Pe de altă parte, lucrul acesta are și un cost – anume lipsa conectării directe a participanților cu speakerii și profesioniștii din industrii. De aici reiese și decizia noastră și, probabil, a multor altor organizatori de a crea un mix între sistemul fizic și cel online al evenimentelor.

Tendința anului

„Noua normalitate”. Revenim la normal în 2022, dar fără să uităm ceea ce am învățat în ultimii 2 ani: să folosim tehnologia în folosul nostru. Unul dintre beneficiile sale este conectarea cu oamenii industriei, indiferent în ce colț al lumii te aflii.

„Hibrid” este cuvântul care ne definește majoritatea proiectelor și, probabil, o mare parte dintre evenimentele anului 2022 din România. Fie că vorbim despre aria IT sau HR, sistemul hibrid ne ajută să menținem simultan rețeaua largă de participanți căpătați în perioada pandemiei, prin online și să revenim la atmosfera de eveniment în format fizic.

Evoluția pieței

Organizăm evenimente din sfera recrutarii (Angajatori de TOP, Top Talents, Finance Recruitment Days) și employer brandingului (EBCon, EB Dialogue) din 2006, iar din 2014 am început să ne extindem portofoliul cu proiecte dedicate industriei IT (DevTalks, DevCon).

Organizarea de evenimente aduce la pachet o serie de provocări. Pentru a ne atinge obiectivele, am creat un mix de canale de comunicare și tactici adaptate la publicul țintă. După fiecare eveniment, analizăm îndeaproape rezultatale campaniilor pe mai multe arii și observăm ce funcționează cel mai bine. În funcție de datele evaluărilor și a ultimelor tendințe, ne adaptăm strategiile de la o ediție la alta.

Credem că singura metodă de a crește constant este să primești feedback-ul celorlalți, să continui ceea ce faci bine și să mai lucrezi acolo unde ai de îmbunătățit. Cu atât mai mult, în perioada aceasta, evenimentele din România au trecut la un nou nivel, chiar similar celor din UE.

Astăzi, ne concentrăm pe anticiparea tendințelor, de orice tip. După modificările bruște din 2020, ne-am obișnuit să fim atenți și să analizăm riguros piața și posibilele provocari care ar putea periclita organizarea evenimentelor.
Din păcate, ne aflăm într-o perioadă plină de de incertitudini și tocmai de-aceea, pentru a rămane relevanți în industria evenimentelor, trebuie sa fim constant „pe poziții”, atenți la orice riscuri.

Evenimentele Catalyst Solutions

Privind în urmă, cred ca ne-a ajutat enorm cultura noastră organizațională bazată pe adaptabilitate. E important să fii mereu pregătit pentru schimbări. Să fii un early adopter.

De exemplu, anul 2020 ne-a găsit pregătiți cu versiunea online a evenimentului Angajatori de TOP. Adoptasem încă din 2013 varianta online a evenimentului, alături de cea fizică pe care o organizăm din 2006. Eram pregătiți pentru sistemul virtual. Ceea ce ne ajută este să urmărim constant ultimele tendințe și inovații pe plan internațional.

Cum reușim să ne îmbunătățim evenimentele de la o ediție la alta? Suntem atenți la contextul pieței actuale, derulăm studii ca să aflăm așteptările participanților și angajatorilor, în timp ce rămânem conectați la trendurile din afară. Avem și un ajutor de nădejde, mai exact platforma My Connector, care ne-a permis în perioada cu restricții să organizăm evenimente de mare amploare.

Rezultatele eforturilor se văd la nivelul numărului de participanți, precum 7000 (doar în format fizic) la ediția din această toamnă e evenimentului Angajatori de TOP și peste 8000 la cea mai mare conferință de IT din România - DevTalks.

Viața după pandemie

Sunt diferențe clare în industria evenimentelor, dacă ne raportăm, de exemplu, la anul 2019, în România. Dacă înainte barierele geografice erau un impediment, astăzi uităm de ele prin sistemul hibrid. Ne putem lărgi aria de acoperire. Ne extindem comunitățile de HR și IT peste granițele țării. Avem șansa de a fi prezenți la conferințe, congrese, summits din orice colț al lumii. Mai mult, limitele aduse de online în perioada lockdownului le îndepărtăm azi, prin revenirea la normal – o revenire adaptată.

După cei doi ani, observăm două categorii de participanți – cei care aleg să rămână în confortul casei, conectați în online și cei care preferă să intre în atmosfera de eveniment, mergând direct la locație. Insighturi valoroase pot obține din orice format, însă experiență completă o vor avea cei care aleg să iasă din zona de confort. Dacă trimiți un mesaj pe platforma evenimentului, fie primești un răspuns, fie „seen”. Pe de altă parte, la evenimentul fizic, ai șansa să primești pe loc o soluție la întrebarea ta.

Participarea la evenimente live

Dorința de a ne revedea în format fizic se observă atât în rândul companilor, cât și și al participanților. De exemplu, în cadrul evenimentelor pe care le-am organizat în ultimul an, cele IT (precum: DevTalks, DevCon, DevHacks și DevAfterWork), cele dedicate tinerilor (precum: Top Talents Romania), evenimentul de carieră, Angajatori de TOP, am observat un interes crescut. Este mult mai ușor pentru participanți să rămână la curent cu tendintele din domeniul lor de interes, cu cerințele angajatorilor, venind fizic la evenimente, în loc să petreacă timp, căutând informațiile singuri.

Publicul din 2022

Pe lângă mixul canalelor de comunicare, încercăm să întâmpinăm așteptările lor, să le oferim ceea ce au nevoie. Desfășurăm regulat studii despre așteptările și dorințele candidaților, în funcție de stadiul lor din carieră. Cu alte cuvinte, ne dorim să știm ce vor profesioniștii de la un job, pentru a le putea oferi oportunități pe măsură la eveniment. Dacă ne uităm la rezulatele studiului Cei Mai Doriți Angajatori, profesioniștii își doresc, în primul rând, flexbilitate, după care, șansa de a aduce un impact în companie. Astfel, în toamna aceasta, peste jumătate dintre angajatorii participanți la evenimente au avut oferte de joburi flexibile.

În aceași măsură, ne interesează și nevoile tinerilor la început de carieră. Conform studiului nostru, Generația Z pe Piața Muncii, pe locul I în topul celor mai dorite domenii de tineri este Markering/PR/Publicitate, iar pe locul al II-lea, IT Software. De aici și volumul generos de oportunități de angajare în aceste arii la Angajatori de TOP. 88% dintre companiile prezente la eveniment au avut joburi deschise pentru tineri, iar printre domenii s-au remarcat Marketing/PR/Publicitate și IT Software.
Pentru fiecare ediție a evenimentelor de IT și HR, vrem să aducem plus valoare prin satisfacerea nevoilor, atât ale companiilor partenere, cât și ale participanților.

Parteneriate

Când discutăm despre comunicarea Business to Business, împărtășim obiective și tone of voice comune cu toate companiile partenere la evenimente. La atingerea obiectivelor ajungem împreună. Nu este suficient să ai participanți mulțumiți de un eveniment, ci contează foarte mult și feedback-ul companiilor prezente.
„Care sunt așteptările lor de la eveniment?”, „Ce își propun să atingă prin colaborarea cu noi?” Sunt întrebări esențiale înainte de a începe un parteneriat, în special dacă discutăm despre unul pe termen lung. Însăși companiile caută să sprijine și să participe doar la acele evenimente cu obiective, publicuri și direcții de comunicare comune.

Prin fiecare eveniment, vrem să aducem plus valoare, atât brandurilor partenere, cât și participanților. Cum reușim? Le ascultăm cerințele, planurile. Punem mare preț pe testimoniale și ne conturăm viitoarele strategii, plecând chiar de la ele.

Participarea la un eveniment de carieră sau de IT este în sine o experiență memorabilă pentru branduri, pe care celelalte canale nu le-o pot oferi. La edițiile din această toamnă, am simțit entuziasmul angajatorilor de a se reîntâlni cu mulți candidați față în față.

Teme și speakeri

Contează mult pentru noi să pregătim acele workshopuri sau keynotes care să le ofere participanților soluții concrete la problemele lor.

În ceea ce privește evenimentele din sfera IT (DevTalks, DevCon, DevHacks, DevAfterWork), suntem și în acest caz atenți la interesele pasionaților de Tech si la tendințele curente. Câteva dintre sesiunile de la DevTalks au fost: „What is next in the wildwest of NFT's & Metaverse”, „From Automation to Autonomy: AI driving the Future of Interactive Robotics” și „The Where of Waste”. Ne orientăm și către liderii globali în IT, precum Microsoft, Amazon Web Services și RedHat care au fost alături de noi la DevCon în acesată toamnă.

Contribuția IT în zilele noastre poate avea un efect pozitiv asupra mediului, climei și sănătății la nivel global. De aici, ideea noastră de a cuprinde aceste teme și multe altele în hackathonul de 24 de ore, DevHacks, care a avut loc pe 19 și 20 noiembrie.

Măsura succesului

Dincolo de cifre, credem cu tărie că un eveniment bun se măsoară calitativ. Vorbim despre testimoniale, feedback sau întrebări cu răspunsuri deschise. Nu ignorăm nici datele cantitaive, măsurând intern rezultatele și KPI-urile stabilite în etapa planificării.

Însă, micile detalii fac diferența. Punem mult accent pe feedback-ul primit de la speakeri și parteneri (media, strategici, companii). În același timp, ne interesează nivelul de engagement și impresiile participanților din online și offline.
Un eveniment reușit este unul în care toți cei care au contribuit, de la parteneri, la participanți, s-au simțit bine, alături de noi.