Raluca Berceanu, CEE B2B Regional Business Director @ MRM, povestește despre experiența lucrului de acasă. O experiență la care ne adaptăm cât mai mulți zilele acestea.
De maine cu totii putem lucra de acasa
Sunt aproape 2 ani de cand facem campanii regionale despre colaborare in cloud, productivitate in context de munca la distanta, transformare digitala pe toate verticalele. Genul de mesaje atat de cunoscute oricarui manager de companie, bombardat de mesaje tech B2B din directii atat de complexe. Dar saptamana aceasta, mesajele au devenit necesitate – ne adaptam peste noapte la work from home si aflam lucruri pe care nu le banuisem inainte.
Cum putem ajuta o companie creativa cu sute de oameni sa munceasca remote peste noapte? Ne-am trezit cu tema aceasta si noi, la birou, desi aveam deja toate toolurile si sistemele pregatite pentru asta. In practica, multe corporatii decopera acum ca sistemele cloud pe care le-au implementat incurajati de legislatia pentru protectia datelor ii ajuta sa mute destul de usor un workflow curent catre work from anywhere. Cand ai fisierele deja in cloud si comunicarea se face centralizat intr-o aplicatie de colaborare, ai deja tot ce iti trebuie.
Noi, la MRM si McCann Worldgroup, eram deja aratati ca exemplu global de colaborare in Teams, aplicatia in care putem sa lucram proiecte cu colegi din New York, Londra, Salt Lake City sau Manila toti impreuna. Dar nimic nu te pregateste pentru ceea ce poti descoperi dupa anuntul „de maine cu totii putem lucra de acasa”, in contextul in care schimbarea vine si cu amalgamul de emotii si stres indus de contextul social.
Am plecat toti acasa, suntem hotarati sa ne facem treaba bine in continuare, dar cum facem sa avem incredere unii in ceilalti si in sistemele dintre noi? Iata primele 5 sfaturi pentru dileme pe care le-am depasit in primele 5 zile de work from home:
Ai incredere, colegii chiar MUNCESC de acasa.
Cand echipa de la creatie nu mai e fizic la cativa metri distanta, incepi sa te intrebi daca o sa puteti livra la timp prezentarea aceea la care lucrati impreuna. Si pericolul e ca inlocuim mersul efectiv la biroul lor cu sunatul obsesiv la telefon si in toate aplicatiile in care ar putea sta. Cu atat mai mult, cand vezi ca tu lucrezi deja neintrerupt de cateva ore, incepi sa te intrebi daca nu cumva colegii tai sunt in realitate binging pe seriale in acelasi timp. Sunt oamenii mai productivi de acasa? Cel mai probabil, da. Sunt unii dintre ei mai mult pe seriale decat pe powerpoint? Cel mai probabil, da. Dar noi am rezolvat un pic din climatul de incredere prin folosirea unor aplicatii unice. Proiectele se lucreaza numai in Basecamp + Teams, vorbim la ore fixe in calluri pe care le stabilim impreuna, incercam sa facem statusuri fixe, pe eficienta. Astfel, nu mai sun colegul o data la 10 minute, imi vad de ale mele pana la 3pm cand avem status intre noi. Mai mult, pot vedea in timp real ce lucreaza colega mea in powerpointul in care lucram impreuna in cloud.
Trimite fisierele in cel mai simplu mod, dar nu in orice mod posibil
Surpriza cand incepem sa lucram remote nu e ca nu putem sa transferam documente, ca nu e greu daca nu suntem aproape, ci din contra ca avem prea multe metode si aplicatii unde putem sa trimitem. Am primit intrebarea urmatoare, nu glumesc: „Cum iti trimit ppt-ul, pe chat, pe messenger, email, in Teams, in OneDrive direct, in Basecamp, il pun pe server sau iti dau un link de transfer pe Webcargo sau Egnyte?” Jumatate dintre optiuni erau corecte si compliant cu ceea ce ne sfatuisera colegii de la IT. Dar raspunsul trebuie sa fie mai simplu. Si am decis impreuna cum ne e cel mai usor. OneDrive este legat de canalele de Teams unde lucram un proiect, astfel e destul de usor de intuit cum ne e mai simplu. Daca fisierul e prea mare, punem linkul de transfer tot in Teams, ca sa putem urmari totul in aceeasi conversatie. Orice varianta alegi, doar asigura-te ca e una singura si e simplu tuturor sa faca la fel.
Nu te stresa daca latra catelul
Pana acum, obisnuiam sa ne stresam daca nu gaseam o sala de meeting in care sa facem o prezentare la o anumita ora. Sau daca o colega mai vesela incepea o serenada langa coltul unde aveam un call. Insa problema biroului devine acum problema mea personala, de acasa. Am un call important cu un client serios, insa copilul meu decide ca trebuie sa imi spuna chiar acum despre invazia hipopotamilor lui Pablo in Columbia. Vreau sa coordonez echipa intr-un call, sa arat cu leadership, iar masina de spalat decide sa inceapa ciclul de stoarcere chiar langa mine. Noi tinem toate callurile in Teams si nu, nu exista un feature care sa scoata zgomotul din jur. Exista insa unul care ascunde fundalul din meetinguri video. In orice caz, cel mai bun lucru pe care il facem este sa deschidem camera video cu incredere, sa fim mandri de orice setup nou care ne ajuta sa fim eficienti si sa intelegem ca si in casele clientilor sunt catei si pisici pe care chiar am vrea le ii cunoastem virtual in urmatorul call. Suntem impreuna in asta!
Gaseste un ritm sanatos pentru echipa si pentru tine
A inlocui meetingurile fizice cu si mai multe calluri e o capcana in care putem cadea foarte usor. Ajungem sa stam in casa cu o casca in ureche si sa ne intrebam unde a fugit ziua de astazi. Noi incercam sa scriem mai mult si sa vorbim doar cand e nevoie, la ore stabilite si cu un obiectiv precis pentru fiecare call. In plus, ne folosim cat putem de mult de calendar, care trebuie acum umplut inclusiv cu lucruri triviale pe care le faceam din reflex la birou – sa mergem la masa, sa iesim la cafea, sa ne conectam cu echipe care nu fac parte fix din proiectul cu deadline azi, sa inchidem laptopul pana a doua zi. In calendarul Outlook te ajuta cloudul sa ai si notificari, si sincronizari, si sa transformi un meeting normal intr-unul in Teams. E o noua dinamica brusc, dar incercam sa schimbam cat mai putine dintre rutinele de acum o saptamana.
Structurati comunicarea impreuna
De aproape 20 de ani ma bazez pe email. A fost instrumentul principal de comunicare pentru noi toti, de cand ne-am angajat prima oara. Din pacate, vedem ca munca remote nu e deloc compatibila cu miile de threaduri paralele, oameni care au scapat din cc, subject nou pentru comunicari din acelasi topic, notificarile de la aplicatia de email care vin in cascada si iti distrag atentia. Ne trebuie un proces mai organizat si un mod de a da transparenta si consistenta unor discutii de proiect. Noi facem asta in Teams impreuna cu aplicatia de project management. Dar, orice ai alege, asigura-te ca vorbitul in birou nu e acum inlocuit de vorbitul in multe aplicatii simultan.
Gatit-spalat-parenting in timpul zilei
Dar trebuie. Iar gender gap in working from home e o realitate. In limba romana ar fi sunat si mai ciudat, dar tocmai in partea noastra de lume e si mai evidenta aceasta diferenta. Barbatul care munceste de acasa face chiar asta, munceste. Femeia care munceste de acasa ar trebui sa faca fix la fel, sa munceasca lucruri de birou in timpul de birou. In cateva cazuri pe care le cunosc, asteptarile sunt insa ca femeia sa fie multitasking. Asa sunt ele, femeile, pot si trebuie sa aiba grija si de ceea ce mancam la pranz in timp ce raspund la emailuri, daca pisica are apa curata in timp ce sunt in call, telescoala pentru copii in timp ce dau feedback pe un buget, in timp ce spala vasele si se gandesc unde si-au pus ochelarii prin casa. E amuzant, dar eu nu cred ca barbatii si femeile sunt diferiti cand vine vorba de work from home, deci nici asteptarile de la ei nu ar trebui sa fie diferite. Poate daca am face un experiment si, intr-o echipa remote, am pune nume genderless utilizatorilor din Teams, am putea vedea si daca atitudinea fata de fiecare ar fi diferita.
Dintre toate lucrurile pe care le-am invatat saptamana aceasta, cel mai important este increderea in tehnologie. Ceea ce doar scriam in prezentari e acum prietenul cel mai bun. Un sistem bun te ajuta sa salvezi ore pretioase si, pana la urma, sa ai mai mult timp pentru tine. Chiar si wfh si telescoala fortata sunt un exercitiu care ne face bine, ca sa privim partea half-full din toata aceasta situatie pandemica incerta.
Stay safe & Imbratisari din MRM Militari!
