Peste 91% dintre organizatorii de evenimente consideră că aplicațiile pentru evenimente sunt utile în munca lor, conform unui studiu realizat de către Event Manager Blog la începutul anului. Aproape jumătate (46%) dintre participanții la studiu au declarat că folosesc în mod constant în prezent o aplicație pentru evenimente sau conferințe, în timp ce 26% au declarat că intenționează sa utilizeze astfel de aplicații în viitorul apropiat. Mai mult de jumătate dintre organizatorii de evenimente și agențiile de marketing participante la studiu (53%) nu utilizează în prezent niciun software pentru organizarea evenimentelor.
Conform studiului, principalul factor de decizie în alegerea utilizării unei aplicații este în continuare costul pe care aceasta îl presupune. Trebuie avut în vedere faptul că prețul unei aplicații pentru evenimente poate varia foarte mult de la gratuit pentru caracteristici de bază, până la peste 100 000 $. De asemenea, prețul de pornire al aplicației poate suferi modificări substanțiale față de suma inițială dacă solicitați suport sporit sau caracteristici personalizate.
Alegerea unei aplicații pentru eveniment care să corespundă nevoilor particulare ale celor implicați poate fi una dificilă. Majoritatea aplicațiilor sunt disponibile într-o variantă demo, pentru ca organizatorii de evenimente să poată înțelege capacitățile și potențialul aplicației, precum și a modului de funcționare. De exemplu, aplicația Swapcard, disponibilă în Europa, permite utilizatorilor să descarce o variantă demonstrativă. Aplicația este dedicată evenimentelor de networking și se concentrează asupra creării de conexiuni între participanți. Aplicația rulează atât pe desktop, cât și pe telefonul mobil. Versiunea de bază este gratuită, dar costurile cresc în funcție de numărul caracteristicilor disponibile.
Printre cele mai populare caracteristici de bază ale aplicațiilor pentru evenimente se numără înregistrarea online, instrumentele de email marketing și instrumente pentru feedback.
În alegerea unei aplicații pentru eveniment trebuie să aveți în avere tipul de eveniment, publicul și nevoile echipei de organizare. Toate caracteristicile fiecărui eveniment și modul în care vă puteți dezvolta o strategie adecvată în care să integrați ultimele tehnologii le puteți afla la cursul de Planificarea și organizarea evenimentelor susținut de Bianca Preda, trainer al agenției Creative Business Management.
În funcție de tipul de eveniment pe care îl organizați puteți alege o aplicație pentru conferințe și evenimente corporate, festivaluri, aplicații pentru networking și evenimente B2B, nunți și petreceri ceremonii sau evenimente sportive.
Conferințe
Un dezvoltator de aplicații pentru evenimente business în România este mReady (MOBLIE READY). Aplicațiile create de mReady oferă programul evenimentelor personalizat, galerie de imagini, suport și hărți interactive, profilul participanților și opțiune de chat și forum. Aplicația este utilizată de ARCUB și le permite utilizatorilor să obțină informații despre fiecare eveniment care se desfășoară în locația respectivă, precum și posibilitatea de a selecta evenimentele preferate.
Pathable este încă un bun exemplu de aplicație specială pentru conferințe. Aceasta este utilă pentru conectarea cu participanții înainte, după și în timpul evenimentului. Printre caracteristicile disponibile se numără agenda personalizată, lista expozanților, profilul participanților și forum. Aplicația este utilizată de către Yahoo, Microsoft, SAP și TechCrunch.
Goomeo este o aplicație care rulează atât pe Android, Apple, cât și Windows, utilă pentru expoziții, târguri, conferințe și evenimente corporate. Aplicația permite accesul la conținut diferit personalizat pentru nevoile fiecărei categorii de oameni implicați în eveniment: participanți, vorbitori, expozanți, VIP-uri. În plus față de majoritatea aplicațiilor pentru evenimente, Goomeo, oferă opțiunea de notițe audio și instrumente pentru selfie-uri.
Festivaluri
Indiferent de tipul de festival pe care în organizați aplicațiile pentru evenimente vă pot ajuta să vă conectați mai ușor cu participanții și să le oferiți o experiență cât mai specială. Printre caracteristicile cele mai populare ale aplicațiilor pentru festivaluri se numără posibilitatea ca participanții să își creeze propriul playlist, sau să se înregistreze online.
Pentru unul dinte cele mai populare festivaluri de muzică internaționale, Coachella, este utilizată aplicația FestApp creată de Aloopa. Aceasta permite distribuirea programului, harta festivalului cu localizare GPS și poate funcționa și offline.
Un alt exemplu de aplicație utilă pentru festivaluri este Eventbase, utilizată de Festivalul de Film Sundance și Adobe. Aceasta este o variantă bună dacă vă doriți să le oferiți sponsorilor o vizibilitate cât mai mare.
Evenimente B2B și networking
Evenimentele business sunt despre conexiunea dintre participanți, astfel că rolul aplicațiilor este de a facilita networking-ul înainte, în timpul și după conferință. Attendify oferă instrumente simple care îi ajută pe organizatori să creeze posibilități de socializare private, mesaje, comentarii, profiluri personale și distribuirea fotografiilor. Aplicația este utilă pentru o gamă variată de evenimente precum conferințe, lansări de produse, teambuilding, workshop-uri, petreceri, festivaluri sau ceremonii.
Attendify este utilizată de către Google, Sephora, PepsiCo, Subaru, Harvard University, The Washington Post și American Airlines.
Surse: Event Manager Blog, Eventbrite.com.
