Cronologic, tema Conferintei Globale IAA, organizata de catre IAA Romania la Bucuresti, exista dinainte sa inceapa organizarea propriu-zisa. "Creativity can change the world" era deja batuta in cuie, spune Diana Flutur (Conference Director), Maria Predoiu (President, IAA Romania) si Victor Dobre (Executive Director, IAA Romania) fiind cei responsabili de idee. La acel moment, IAA Romania isi asumase realizarea unui eveniment de mare amploare dupa Londra 2015 si inainte de Mumbai 2018., potrivit dorintei si calendarului IAA Global. Urmatorul element crucial, dupa setarea temei, era line up-ul; cu el in minte, Diana si Maria au luat calea Cannes-ului. Si au trecut prin urmatoarele:
5 zile de networking foarte intens, cu entuziasm, oboseala, un pic de insolatie si multa adrenalina, cu program temeinic, la minut, in fiecare seara pentru ziua urmatoare, la finalul carora am concluzionat – suntem pe cale sa avem un eveniment mai tare decat Londra si Mumbai la un loc.
In cele din urma, networkingul de la Cannes a dat roade, daca insusi Steve Wozniak va veni in Romania pentru a vorbi despre cum a ajutat creativitatea in procesul de fondare si crestere Apple.
Dar line-up-ul de aici incepe: Chris McCarthy (Head of Creative Strategy The ZOO, Google EMEA region), Robbie Douek (Vice Presedinte The Walt Disney Company), Shun Matsuzaka (fondatorul McCann Millennials), Marco Cremona (Google London) si altii, pe care ii vom putea asculta pe 24 si 25 octombrie la Opera Nationala.
Pana atunci, va invitam sa aflati povestea completa a ceea ce s-a petrecut in spatele cortinei.
Contextul organizarii in Romania a Conferintei globale IAA
Maria: Am avut “sansa” ca IAA Global sa isi doreasca un eveniment de anvergura mondiala in calendar dupa Londra 2015 si inainte de Mumbai 2018. Asa ca, in octombrie 2016, la ExCom-ul IAA Global organizat la Bucuresti, IAA Romania ne-am oferit sa preluam aceasta provocare si sa organizam Conferinta Globala la Bucuresti in Octombrie 2017 (termenul de 1 an fiind considerat super stretch de orice alta tara).
Sau altfel spus, Felix (din pozitia de IAA Global President) ne-a semnalat oportunitatea si sprijinul global, iar cu boardul IAA Romania am dezbatut (stiam ca nu va fi usor, ca vom avea nevoie de multa implicare de timp, de resurse de toate felurile) si am decis “Hai sa facem!”.
Victor: Nu a fost nevoie de vreun pitch. IAA Romania e cunoscuta la nivel global pentru activitatea sa in folosul industriei.
Am primit sustinerea IAA Global aproape instantaneu pentru ca avem know how-ul, capacitatea logistica si echipa capabile sa sustina un eveniment de aceasta marime. Cred ca am ridicat o stacheta foarte sus iar delegatii au asteptari uriase.
Pe viitor ne gandim sa mai organizam astfel de evenimente. Lucrand ne-am dat seama ca ne place si ca industria are nevoie de inspiratie de valoare. Revenim cu vesti imediat dupa Conferinta.
Obiectivele conferintei in ce priveste activitatea IAA Romania
Victor: Ne dorim sa dezvoltam comunitatea prin inspiratie reala si de valoare de la lideri cunoscuti si respectati in domeniu. Ne propunem sa ne reconfirmam pozitia de asociatie lider a industriei de marketing si comunicare cat si sa atragem langa noi si alte companii din industrie sau din alte sectoare creative si culturale. In cele din urma, dar nu mai putin important, dorim sa ne dezvoltam atat ca relevanta cat si ca reprezentativitate in industrie si pentru industrie.
Maria: Dupa cum am mai spus, viziunea IAA Romania este sa transformam Romania intr-un Hub Global de Creativitate. Un fel de “Simona Halep” a creativitatii mondiale (ca tot ne-am bucurat cu totii sambata pentru #1), doar ca ne dorim sa construim sustinere pentru succese sistemice si nu doar succese individuale.
In acest sens, suntem receptivi la oportunitati ce pot sa puna Romania pe harta globala a creativitatii si in egala masura, pot sa inspire comunitatea locala sa aspire la excelenta si performanta. Cam asa s-a nascut ideea de expunere globala.
Tema: "Creativity can change the world"
Diana: Tema a venit de la IAA – mai exact de la Maria si de la Victor. Cand ne-am vazut pentru prima data sa discutam despre organizarea conferintei, tema exista deja.
Eu am imbratisat-o imediat insa. Din motive personale – pentru ca sunt un mare supporter al creativitatii, indiferent in ce domeniu, dar si pentru astazi, este singura forta si resursa inepuizabila care poate dinamiza comunitati si economii, care poate determina incluziune si nu discrimare, care poate misca sufletele oamenilor dar si bunastarea lor.
Astazi vorbim de o democratizare a creativitatii. Fiecare ne nastem cu creativitate si fiecare o putem manifesta. Prin umare m-a motivat organizarea unei conferinte care sa inspire oamenii, strangand laolalta minti luminate, pozitive, diverse.
Sustinand Ziua Internationala a Eradicarii Saraciei
Diana: Da… ideea apartine lui Sasan Saeidi, din boardul IAA Global.
Eram intr-o sambata la GMP in sala de conferinta si brainstormam cum sa facem mai relevanta aceasta conferinta. Asa s-a nascut ideea de a sustine Ziua Internationala a Eradicarii Saraciei. Legatura este cat se poate de relevanta. Noi consideram ca prin creativitate, atat indivizi, cat si comunitati, isi pot depasi conditia. Prin creativitate, se pot construi modele de business care sa sustina comunitati.
Avem exemple in permanenta in jurul nostru si cateva care mie imi sunt apropiate sunt Espadrilele Toms, Alexandru Birladeanu, J.K. Rowling. Chiar am invitat-o pe J.K. Rowling sa participe la Conferinta, dar a declinat.
Procesul de organizare
Maria: Imediat dupa ce am primit aprobarea pentru Conferinta, am decis impreuna cu boardul local si cu echipa gobala tema conferintei (Creativity can Change the World – in linie cu noua misiune IAA Global), directiile de content (Creativitate in Comunicare, Educatie, Tehnologie – toate de relevanta maxima pentru industria noastra atat in Romania cat si la nivel global) si in mare, formatul evenimentului.
De asemenea, am fost de acord in echipa de board ca avem nevoie de resurse dedicate, caci nu ne-am dorit sa “drop the ball” pe restul proiectelor IAA (Effie, Scoala IAA, AcademIAA, legislatie, etc). Asadar am cautat o persoana cu experienta in MarCom, cu abilitate dovedita de a conduce un proiect de asemenea complexitate si care ar fi atrasa de oportunitatea unui astfel de proiect.
Si asa am ajuns prin decizie unanima in board sa ii propunem Dianei Flutur rolul de Director de Conferinta (Diana s-a ocupat si de IAA European Summit – Bucuresti 2007). Spre bucuria noastra, Diana a fost atrasa de idee si a spus un DA foarte responsabil in luna februarie.
Apoi a urmat lista de speakeri. Am avut o strategie clara: un speaker ancora – cu mare notorietate globala datorita transformarii pe care a generat-o (asa am ajuns la The WOZ) si un line-up de speakeri cu reprezentativitate globala si care sunt “best of the best” in ceea ce fac (si iata cum au aparut creatorii rochiei cognitive sau ai robotului Director de Creatie si altii).
Am facut o lista de nume cheie pe care le-am abordat unul cate unul, am negociat, am primit “yes” si “no” in egala masura. Atuurile noastre erau legate de tema si de abordarea speakerilor prin network personal. Pe de alta parte, Romania ca destinatie nu are deocamdata credibilitatea Cannes-ului sau a Cologne-ului (DMEXCO), asadar eforturile noastre au fost de 10 ori mai mari pentru a-i convinge de relevanta evenimentului pentru portofoliul lor de conferinte.
In prima etapa, Diana a reusit sa atraga un line-up puternic prin contactele ei internationale. Apoi a urmat etapa Cannes – unde am fost impreuna cu Diana cu un singur obiectiv – sa atragem suport (speakers, media) pentru conferinta. 5 zile de networking foarte intens, cu entuziasm, oboseala, un pic de insolatie si multa adrenalina, cu program temeinic, la minut, in fiecare seara pentru ziua urmatoare, la finalul carora am concluzionat – suntem pe cale sa avem un eveniment mai tare decat Londra si Mumbai la un loc.
Diana: WOW… ce intrebare simpla, si ce complex raspuns!!! Organizarea a inceput cu un document – clar si la obiect – pozitionare strategica, wishlist de speaker, wishlist de bilete, buget estimativ, timing. Cum se face in agentii. Pana aici, nici o surpriza. S-a obtinut acordul de principiu si am inceput.
In conferinta globala adresam 3 teme largi – creativitate in tehnologie, comunicare si educatie. Am cautat sa avem speakeri de la companii de referinta in diversele zone de creativitate. Am cautat sa avem speakeri care sa fie buni vorbitori si inspirationali. Doream sa avem o diversitate cat mai mare geografica, de pozitii, dar si sa includem cativa romani cu realizari globale, caci dorim sa ne mandrim cu rezultatele noastre.
Si de aici a inceput tavalugul. Noi am inceput destul de devreme, in februarie, si totusi, destul de tarziu pentru multi speakeri. Am inceput sa dam mailuri, sa cautam contacte in lumea asta mare, persoane care sa ne poata recomanda.
In iunie aveam 10 speakeri confirmati si multe invitatii de la care nu primiseram inca raspuns. Am decis sa mergem la Cannes Lions, fiind cea mai buna ocazie de a vorbi de Conferinta Globala, de a ne conecta cu experti din toata lumea, de a-i cunoaste atat noi pe ei, cat si ei pe noi. Sunt convinsa ca s-a facut un screening si din partea lor. Si sa stiti ca si noi am fost exigenti. La Cannes Lions, munceam de la ora 8:00 pana la 22:00 si chiar si mai tarziu, networking. Este un skill in sine si cine crede ca e usor, il poftesc sa o faca o saptamana, si mai vorbim dupa aceea.
Ideea este ca am reusit sa prezentam conceptul nostru intr-un mod interesant si atragator, si ulterior am continuat cu invitatiile, dar au venit mult mai usor confirmarile.
Sigur ca si Felix Tataru si IAA Global au sprijinit enorm, in mod special in zona de contacte si de parteneriate media la nivel global.
Cea mai dificila etapa a organizarii
Victor: Cand ai o directie clara si stii ce vrei, cand ai o echipa capabila sa primeasca si sa depaseasca orice provocare si cand ai o asociatie de companii dornice sa sustina, nimic nu e dificil :)
Maria: La capitolul “peripetii” as putea sa spun ca am avut mari dificultati in a gasi locatie pentru eveniment, cu capacitatea necesara, cu prestanta necesara. Nu e un subiect nou, dar ne-am lovit si noi de el si ii multumim doamnei Beatrice Rancea si intregii echipe de la ONB pentru deschiderea de a sustine acest eveniment in cadrul Operei. Avem convingerea ca atat Conferinta, cat si Opera vor avea beneficii de imagine din aceasta colaborare.
Promovarea evenimentului
Maria: Avem 2 tipuri de public tinta: publicul live, de la eveniment – care are acces imediat la inspiratia speakerilor, la networking de super buna calitate si la experiente inedite in cadrul evenimentului (nu spunem mai mult, vrem sa fie surpriza).
Si publicul mai larg ce ne dorim sa stie despre eveniment si sa aiba acces la informatii cheie, la unele parti din content (cat sa le trezeasca dorinta de mai mult “exercitiu de creativitate”, dar nu la tot, caci nu ar fi corect fata de cei ce au platit bilete si fara de care evenimentul nu ar fi posibil).
In general, vorbim de publicul tinta IAA: profesionisti din industrie (agentii, advertiseri si media), parteneri strategici (mediul academic, autoritati, industrii conexe – cum ar fi industria IT-ului) – evident, din Romania si din strainatate.
Promovarea evenimentului a fost lucrata in colaborare cu Webstyler, Starcom, EuroMedia, Leo Burnett, McCann PR, cativa freelanceri foarte talentati si dedicati (Andreea, Ovidiu) si a avut la baza conceptul evenimentului (Creativity Can Change the World) transpus intr-o campanie vizuala foarte moderna si joviala.
Campania a prins viata in primul rand online, dar si in OOH, in radio (prin parteneriatul cu Radio Guerrilla), in campanie b2b cu principalele asociatii profesionale relevante industriei noastre. Spunem noi un “targeted mass campaign” care functioneaza, avand in vedere atat KPI-ii cantitativi cat si reactiile primite spontan de-a lungul ultimelor luni.
Un gand de final
Maria: Daca nu vrei sa iti dezvolti creativitatea, nu vrei sa transformi in mai bine lumea din jurul tau sau nu vrei sa fii parte din comunitatea care va transforma Romania in Global Creative Hub, poti sa ratezi Conferinta IAA. Pentru toti ceilalti profesionisti ai MarCom-ului – grabiti-va, mai sunt doar cateva bilete disponibile. Abia astept sa ne intalnim la Opera pe 24-25 Octombrie!
