Vorbim astazi de evenimente ca despre un fenomen aflat in plina dezvoltare, fiind punctul central al vietii noastre sociale. Amploarea pe care a luat-o industria de evenimente la nivel mondial si debutul demn de luat in calcul si in Romania pozitioneaza evenimentele intr-o zona bine si clar delimitata fata de cea a publicitatii sau a activitatilor din cadrul agentiilor de BTL. Chiar daca la noi de multe ori nu este bine inteles acest lucru, organizarea de evenimente poate fi considerata un domeniu de sine statator, care functioneaza dupa reguli si ratiuni specifice.
Nevoia existentei unor companii specializate in organizarea de evenimente cu o retea informationala bine pusa la punct a determinat raspandirea conceptului de event architecture sau arhitectura de evenimente. Event architecture reprezinta cea mai noua tendinta in industria globala de organizare de evenimente si permite, prin intermediul managementului proiectelor, sa integreze cu maxima eficienta platforme de imagine neconventionale si servicii de design de evenimente, management de evenimente, consultanta si training, in beneficiul potentialilor clienti, fie ei din zona publica, corporatista sau din cea privata.
Arhitectura de evenimente este un concept profesional ce reuseste sa reuneasca intr-un mod concis si clar definit cele doua componente: designul de evenimente si managementul de evenimente. Un "arhitect de evenimente" este "un profesionist care cunoaste in profunzime complexul proces al designului si managementului de evenimente, caruia i se cere sa proiecteze, sa colaboreze si sa ofere consultanta in managementul experientelor evenimentiale inovative, responsabile social, economic si ecologic".
In Event Plus, prima companie de event architecture din Romania, Event Managerii determina scopurile si obiectivele unui eveniment, indiferent de natura acestuia (publicitar/ promotional, public, social, privat), urmarind apoi indeplinirea lor, pana la masurarea indicatorilor de succes post-eveniment, in timp ce Event Designerii creeaza concepte si proiecteaza evenimentul pana la cel mai mic detaliu estetic si functional, in concordanta cu scopurile si obiectivele definite de catre manageri. In acest fel, in cadrul unei structuri unitare, intregul proces poate fi gestionat eficient, cu respectarea calitatii asumate fata de clienti si a principiilor si standardelor globale din domeniul Special Events (ex. EMBOK - "Event Management Body of Knowledge").
Tangent, dar fara a se suprapuna cu zona relatiilor publice sau a advertisingului, conceptul de Event Architecture propune o alternativa complementara, Experience Marketing-ului. Acest lucru induce un anume tip de angajare, mult mai personal, a publicului tinta atat la nivel rational, cat si emotional, pentru cresterea impactului senzorial si crearea unui cadru dedicat interactiunii directe intre obiectul comunicarii si destinatarul acesteia.
Pentru exemplificrea aplicabilitatii conceptului de arhitectura de evenimente am ales sa va introduc "in spatele scenei" celui mai recent eveniment organizat de Event Plus: "Experience 10" - 10 ani Impression Graphics Romania. Prin acest eveniment, Event Plus, ca si companie de event architecture, a avut ocazia de a-si pune in practica si in valoare "filosofia sa profesionala".
S-a inceput prin stabilirea "coordonatelor" evenimentului: memorabilitate, unicitate si publicul tinta al evenimentului, in cazul de fata, VIP-uri, top management-ul companiilor partenere. Ulterior s-a trecut inventarierea elementelor menite a ne ajuta in constructia evenimentului, pornind de la tema (10 ani Impression) si in jurul lui "10": Impression (impresie), Experience (experienta), Celebrating (celebrare) - though not special event due to connotation. "Experience 10" are la baza cei 10 ani de prezenta pe piata de productie publicitara a clientului si inseamna constructia, cu ajutorul a 10 resurse inedite, a unei atmosfere generatoare de impresii unice. Intreaga structura a evenimentului si-a propus "atingerea" tuturor simturilor, fie ca vorbim de cel vizual, tactil, auditiv, gustativ sau olfactiv si "crearea" de impresii, actionand intr-un tot unitar.
Gasirea resurselor potrivite pentru eveniment este una dintre cele mai grele si, in acelasi timp, mai frumoase parti in designul unui eveniment. Majoritatea resurselor folosite le stiam, fie direct prin contactul in cadrul diverselor actiuni de scouting sau market-scan-uri, targuri de evenimente, fie prin intermediul partenerilor nostri straini. De altfel, parte din managementul Event Plus sunt membrii ai International Special Events Society (ISES) avand astfel acces la o serie de informatii din domeniu. Resursele puse in jocul simturilor au fost reprezentate de performeri specializati pe evenimente corporate si componente absolut inedite ce redefininesc ambianta. Multe dintre aceste resurse au fost aduse in premiera in Romania de catre Event Plus, special pentru acest eveniment. Cele 10 "impresii" au fost reprezentate de: invitatul special - Jean Francois, « Extreme art painter », mai exact trendsetter-ul care a introdus arta 'live' in evenimentele corporatiste prin realizarea in cateva minute de picturi de mari dimensiuni, Fairy Light - un happening in care artista foloseste efecte de lumini, coregrafie si costume pentru a revela auditoriului contemporan scoala de dans a lui Loie Fuller, Liquid Light Show, Mood Squad (belgian lounge/ pop-jazz band), 'cigar roller', Scent MachinesTM, Optimusic Interactive bar, proiectul Colors A/V, elemente de scenografie din spandex (special importate, ce au decorat zona de eveniment) si un show de barmani & LED bars.
In imbinarea resurselor creative in cadrul conceptului am urmarit indeplinirea atributelor: unic, memorabil, classy, appealing to your senses and generator of unforgettable impressions Folosirea lui Jean Francois pentru introducerea CEO Impression, Liquid Light Show pentru personalizarea locatiei (pentru acea seara locatia a aratat cu totul altfel decat o stim cu totii), etc.
Pentru ca audienta sa receptioneze clar mesajul pe care dorim sa-l transmitem este nevoie nu numai de un concept creativ puternic, ci si de o declinare a temei unui eveniment pana la nivelul celor mai mici detalii (muzica, scenografie & decor, catering, performeri, efecte speciale, costume, etc) bazata pe un sistem rational care justifica de fapt conceptul de la care se porneste. Importanta unui eveniment a carui organizare tine cont de toate aceste lucruri consta in exploatarea unei zone care permite crearea unui univers experimental unic, atractiv, surprinzator si memorabil pentru public. De aceea, si in Romania, viitorul dezvoltarii pietei de evenimente depinde in mare masura atat de disponibilitatea si deschiderea clientilor fata de acest mod de a vedea si a considera lucrurile cat si de existenta unor specialisti (arhitecti ai evenimentelor) care sa cunoasca si sa opereze cu conceptele despre care am vorbit la inceput.
