Echipa lucrează la V3_feedback_final_final pentru o campanie care începe mâine. E deja trei dimineața și dintr-o dată serverul pe care țineai toată informația a picat. Cât de repede poți recupera informațiile astfel încât echipa să livreze la timp către client? O situație la care multe agenții se gândesc abia când se confruntă cu ea. Cum faci să nu ai această problemă?
Răspunsul simplu este: “Angajează un partener extern de IT”. Răspunsul mai puțin simplu la răspunsul simplu: “De ce să angajaz un partener extern, când pot să angajez un băiat care să se ocupe de toate chestiunile tehnice din agenție?”… Well, pentru că până și aici funcționează principiul keep it simple stupid. Hai să vedem de ce?
1. Timpul de rezolvare al incidentelor tehnice
Agențiile creative lucrează deseori cu deadline-uri foarte strânse, iar întârzierile în rezolvarea problemelor tehnice pot avea un impact semnificativ asupra productivității echipei. Fără un partener IT care să asigure rezolvarea rapidă a tichetelor, timpul pierdut cu problemele tehnice poate duce la întârzieri în livrarea proiectelor, afectând relațiile cu clienții și reputația agenției.
2. Managementul centralizat al infrastructurii și al utilizatorilor
Un partener IT extern poate optimiza activitatea agenției printr-un management centralizat al infrastructurii și al utilizatorilor, sporind astfel securitatea IT. Această optimizare nu doar că reduce timpul pierdut cu probleme tehnice, dar și protejează datele sensibile ale agenției. Lipsa acestui management poate expune agenția la riscuri semnificative, cum ar fi breșele de securitate sau pierderile de date.
"Digitalizarea accelerată a impus și în domeniul nostru de activitate noi standarde în ceea ce privește procesele interne și externe ale agenției cu consecințe imediate asupra alinierii propriilor sisteme software sau hardware la cele ale clienților și furnizorilor noștri. Nu de puține ori incompatibilitățile inerente între aceste sisteme au fost adresate cu promptitudine și maximă seriozitate de partenerii nostri de la Risksoft astfel încat să nu avem întreruperi sau întârzieri în livrarea sau accesarea diverselor resurse", Eliza Rogalski, Fondator & Head of Corporate Reputation, Rogalski Damaschin Public Relations.
3. Securitatea datelor și criptarea serverelor
În agențiile creative, documentele esențiale, fie ele administrative sau de creație, trebuie protejate prin criptare și stocate în condiții de siguranță. Un partener extern de IT poate asigura această criptare și poate proteja infrastructura agenției. În caz contrar, agenția poate fi expusă la riscuri majore, precum pierderea accesului la datele critice sau compromiterea documentelor. Dacă clienții ar afla de o astfel de breșă de securitate, prejudiciile de imagine ar putea fi devastatoare.
4. Exigențele clienților legate de securitatea IT
Un alt aspect important este cerința clienților de a avea o strategie solidă de securitate IT, mai ales atunci când aceștia livrează date sensibile sau sunt supuși unor cerințe interne stricte, cum ar fi cele din departamentele de HR sau Legal. Fără un partener extern de IT care să asigure implementarea acestei strategii, agenția riscă să piardă contracte importante sau să își compromită colaborările.
“O strategie de securitate bine pusă la punct este un element de diferențiere în industria creativă. Pentru că inevitabil lucrăm cu informații sensibile pentru clienții noștri. Iar prezentarea unei strategii de securitate stabilește un nivel de încredere superior. Am simțit acest lucru în cazul clienților pentru care am lucrat cu volume mari de date – legate de clienții sau de angajații lor. Și pentru cei care pregăteau lansări de produse sau de linii noi de business, acest aspect a contat foarte mult. Nu mai vorbesc despre clienții care au cerut condiții specifice de aliniere a strategiei de securitate la condițiile impuse de grupul din care făceau parte”, Diana Șerban, Fondator & CEO DMBC – The Media and Branded Content Company.
5. Achizițiile IT ineficiente
Achiziționarea echipamentelor IT, cum ar fi laptopurile, trebuie să fie făcută pe baza unor principii de business clare. Uniformizarea infrastructurii, alegerea unor branduri și modele similare, este esențială pentru optimizarea costurilor și eficiența echipei. Fără un consultant IT extern, agenția riscă să facă achiziții neoptimizate care pot afecta atât bugetul, cât și performanța echipei.
“Agențiile, la fel ca majoritatea firmelor în al doilea ciclu de creștere, (trecerea de la 2-3 specialiști spre pragul de 8-10) simt că “anarhia” PC-urilor și a userilor nu le mai satisface nevoia de libertate și simt că vor să se organizeze pentru un control mai bun al datelor din firma (documente, foto- video) și o eficiență mai mare a lucrului în echipă. De obicei trasăm cu ajutorul solutiilor IT un cadru de lucru în echipă care rezultă în timpi mai scurți de livrare a proiectelor”, Radu Boantă, Consultant soluții IT Risksoft.
6. Probleme legate de licențierea software-ului
Licențierea software-ului este o problemă de legalitate și securitate IT. Software-ul nelicențiat poate fi vulnerabil la atacuri cibernetice, iar utilizarea acestuia poate atrage sancțiuni legale și financiare. Un partener extern de IT se poate asigura că toate programele utilizate sunt licențiate corespunzător și actualizate la zi, protejând astfel agenția de posibile breșe de securitate.
7. Prevenirea pierderii datelor
Angajații pot reprezenta o amenințare pentru securitatea datelor, fie prin neglijență, fie prin intenții malițioase. Un partener extern de IT poate implementa soluții de prevenire a pierderii datelor (DLP), cum ar fi blocarea porturilor USB sau etichetarea documentelor în funcție de accesul necesar. Astfel, agenția se asigură că doar persoanele autorizate au acces la datele sensibile, reducând riscul de furt sau pierdere a acestora. De exemplu, anumite documente vor putea fi accesate doar de persoanele ai căror utilizatori fac parte din grupul “top management” sau “grafică” sau “HR”. chiar dacă un anumit document ajunge din greșeală la persoana nepotrivită aceasta nu îl va putea deschide.
8. Restaurarea infrastructurii în caz de avarii
Un server defect poate paraliza activitatea unei agenții. Fără un plan de restaurare rapidă și eficientă, agenția ar putea pierde accesul la date critice și ar avea costuri considerabile pentru a relua activitatea. Un partener IT extern poate asigura soluții de backup și restaurare rapidă, minimizând astfel impactul asupra afacerii.
9. Bugetul anual pentru IT
Bugetul anual pentru IT trebuie construit cu atenție, pe baza nevoilor reale ale agenției, nu în funcție de ofertele furnizorilor de servicii. Colaborarea cu un consultant IT neutru este esențială pentru optimizarea bugetului și evitarea cheltuielilor inutile. Un partener extern de IT poate ajuta agenția să construiască un buget eficient, adaptat dimensiunii echipei și cerințelor tehnologice.
Fără un partener extern de IT, agențiile creative riscă să se confrunte cu probleme tehnice care afectează productivitatea, securitatea și relațiile cu clienții. Un partener IT dedicat poate ajuta agențiile să optimizeze infrastructura, să protejeze datele și să evite costurile neprevăzute, oferindu-le astfel stabilitate și încredere pe termen lung.
