Tehnologia, trendurile din social media și activările creative sunt factori care schimbă definitiv modul de organizare a evenimentelor, susține echipa de event planning a agenției Creative Communication. Specializată în crearea evenimentelor de tip expo-conferință, agenția a urmărit pe parcursul ultimului an care au fost cele mai importante puncte de atracție pentru participanți și clienți. Pe baza interacțiunilor cu aceștia, echipa agenției a creat un guideline cu trendurile pe care le va urmări în 2024. Acestea includ o utilizare crescută a tehnologiei, activările personalizate pentru fiecare expozant și comunicarea cu ajutorul influencerilor.
Tehnologia va avea un rol tot mai important în crearea evenimentelor în 2024. Platformele digitale sunt tot mai mult adoptate de event planneri, la fiecare nivel al organizării, de la project management până la metodele de prezentare.
“Nici un proiect nu mai începe pe hârtie în event planning. Totul se desfășoară online, cu folosirea metodelor colaborative de lucru. Urmărirea fluxurilor de lucru și îndeplinirea task-urilor sunt mult simplificate de platformele digitale utilizate atât de agenție, cât și de client. Mai departe, tehnologia ne ajută în procesul de vânzare, înregistrare și amenajare a spațiului. Toate aceste trenduri au legătură atât cu productivitatea cât și cu sustenabilitatea. În cazul nostru, evenimentele în domeniul energiei, în care ne-am specializat, ne oferă un bun exemplu despre obiectivele clientului în ceea ce privește o abordare sustenabilă a tuturor acțiunilor pe care le facem”, spune Bianca Preda, managerul agenției.
O altă provocare este legată de creșterea profesionalismului în domeniu. Cei mai mulți jucători de pe piața de event planning au o experiență regională în lucrul cu companiile multinaționale, care au o viziune mai amplă asupra modului de desfășurare a unui eveniment. Acest lucru determină o continuă perfecționare a conceptelor și generează mai multă creativitate în activările pe care le propun clienților. De aceea, event plannerii sunt nevoiți să găsească forme noi de comunicare și moduri de captare a atenției publicului. Totuși, oportunitățile se ivesc la fiecare pas și sunt la îndemâna celor care acordă o atenție deosebită detaliilor. Chiar și micile schimbări se pot dovedi eficiente în a răspunde așteptărilor tot mai exigente ale publicului și pot face experiența participanților memorabilă.
Pentru a-și ușura munca și pentru a îmbunătăți, în același timp, comunicarea și interacțiunea cu participanții, organizatorii de evenimente ar trebui să fie mereu în contact cu publicul lor.
"Anticiparea așteptărilor și nevoilor publicului, precum și exploatarea noilor tendințe sunt esențiale pentru a crea experiențe memorabile. Keep it simple este regula de bază în comunicarea și vânzarea evenimentelor. Atenția publicului este captată de o imagine, o frază și un call to action care nu îți lasă spațiu prea mare de gândire. Un eveniment trebuie să vorbească despre beneficii, oportunități și - cel mai important - să răspundă la întrebarea pe care și-o pun clienții tăi : what’s in it for me", spune Bianca Preda.
Experiența networking-ului în evenimente
Multe dintre evenimentele organizate în sistemul clasic pun accent pe informație, dar aceasta este tot mai accesibilă din surse online, traininguri sau prezentări la care nu trebuie să participi fizic. De aceea, întrebarea pentru organizatorii de evenimente este cum să aduci publicul alături de tine, să investească timp și bani în participare și ce trebuie să promiți pentru a-l convinge. Networking-ul este una dintre motivațiile care aduc oamenii dintr-o industrie împreună. Experiența networking-ului trebuie să fie printre prioritățile unui organizator, iar aici agențiile apelează din nou la tehnologie. Platformele de networking în evenimente ne asigură această calitate a conexiunii între participanți, cu beneficiul contactelor valoroase pe care le poate crea.
Experiențe vizuale și momente surprinzătoare
Consumul de conținut video fără precedent generează o presiune mare pe organizatorii de evenimente, care trebuie să se alinieze și ei la această nevoie a publicului. Guideline-ul de organizare al agenției specifică faptul că orice interacțiune vizuală trebuie să aibă două componente esențiale: să fie în mișcare sau să includă o surpriză. Trendul de activări de tip gamification sau vizualurile în mișcare se poate măsura în bugetele tot mai mari alocate pentru îndeplinirea celor două obiective.
“Pentru a transmite experiența corectă, trebuie să comunicăm cu clienții care sunt încă atașați de expunerea convențională a brandului. Roll-up-urile au dispărut din peisaj și sperăm ca noile display-uri să fie tot mai mult axate pe video și LED. Mișcarea creează dinamică, iar dinamica în evenimente este esențială. Locul de întâlnire al oamenilor trebuie să aibă propria viață și să împrumute energia celor prezenți. De aceea, ne orientăm cât mai mult către experiențe digitale”, mai spune managerul Creative Communication.
Creative Communication este o agenție de PR care oferă servicii integrate de comunicare și organizare de evenimente, având în portofoliu două dintre cele mai importante expo-conferințe din domeniul energiei regenerabile: Solar Energy Bucharest Summit și Romanian Green PPA. Pe lângă coordonarea echipei agenției Creative Communication, Bianca împărtășește cunoștințele și experiența acumulate în cei 17 ani de activitate în domeniul organizării de evenimente celor care doresc să intre în industrie în cadrul cursului "Planificarea și Organizarea Evenimentelor", care a format de-a lungul timpului peste 1000 de cursanți.
