Pandemia COVID-19 are un impact major asupra business-urilor din intreaga lume, iar companiile se straduiesc sa mentina un nivel de productivitate normal, desi incertitudinea creste de la o zi la alta.
Conform The New York Times , Microsoft, Amazon, Ford Motor, CNN, Citigrup si Twitter au implementat rapid programe work from home, au scos la suprafata planurile de raspuns in caz de urgenta si au luat masuri stricte de siguranta pentru a-si proteja angajatii. Cu toate acestea, virusul s-a miscat mai repede decat ei.
In aceasta perioada, este esential sa putem oferi acces rapid la informatii verificate si actionabile. Organizatiile care foloseau deja tool-uri digitale pentru a se conecta direct cu echipa sunt acum in fata celor care se bazeaza pe metode vechi de comunicare interna.
O aplicatie cu adevarat utila in cazul crizei de Coronavirus trebuie sa ajute la:
- Transmiterea de informatii si stiri din surse sigure;
- Linistirea angajatilor ca au toate resursele necesare pentru a lucra in siguranta;
- Construirea increderii prin update-uri constante.
“In mod normal, clientii Staffbase - #1 employee app inregistreaza cam 100 de useri noi pe saptamana. Odata cu intensificarea Coronavirus, acestia inregistreaza 100 de useri noi pe ora. La inceputul lui martie 2020, o multinationala a inregistrat 1500 de useri in doar 2 zile. Motivul este simplu: angajatii au nevoie de mesaje oficiale clare.”, Silviu Andrei Petran, Managing Director @ Exploratist, reprezentant oficial Staffbase in Romania.
La baza, atat Staffbase Employee App, cat si Staffbase Employee Experience Intranet sunt tool-uri de comunicare special concepute pentru a sustine companiile in situatii de criza. Printre feature-uri se numara si:
- News feed-uri locale, regionale si nationale;
- Mesaje pe regiuni, catre publicuri specifice, si canale de feedback;
- Notificari push pentru anunturi de maxima importanta;
- Optiune de publicare si partajare articole;
- Canale de chat care permit angajatilor sa se adreseze direct si sa ia parte la conversatii;
- Functie “seen” care ofera organizatiilor confirmarea ca informatiile importante au fost citite.
Cateva exemple de bine despre cum au folosit brandurile aplicatiile de comunicare interna in plina criza:
- Coats & Viesmann @ China/ Cum sa creezi stabilitate in mijlocul confuziei
Coats, leaderul mondial in productia de fire industriale, si Viessmann, producator international de sisteme de incalzire si refrigerare, au sute de angajati in China. Raspandirea stirilor este limitata, dar ambele companii au reusit sa transmita masurile de preventie datoria unei aplicatii interne, via notificari push si canale cu update-uri regulate. Pentru ca informatia a fost bine filtrata si organizata, angajatii au gasit un punct de sprijin in mijlocul furtunii.
- Max Mara @ Italia/ Un raspuns rapid
Localizat chiar in mijlocul zoneI rosii din nordul Italiei, fashion brandul Max Mara a trebuit sa ofere rapid solutii si raspunsuri atat pentru oamenii din sediile centrale, cat si pentru managerii de magazine si angajatii remote din jurul lumii. Max Mara a reusit sa faca fata provocarilor si sa ramana in top printr-un canal dedicat subiectului Coronavirus din cadrul aplicatiei de internal comms. Acestia nu doar au selectat cele mai relevante stiri din partea OMS, presei si guvernului, ci au si scris zeci de articole despre pandemie si igiena.
- Paulaner, BVG & ERGO @ Germania/ Sa fii proactiv
Paulaner, fabrica bavariana de bere localizata in Munich – locul unde a aparut prima oara virusul in tara- a luat masuri cu mult inainte ca lucrurile sa escaladeze. Pe langa protocoalele pentru calatorii nationale si internationale, Paulaner a folosit aplicatia interna pentru a le reaminti angajatilor sa isi ia cu ei laptop-urile acasa la finalul fiecarei zile de lucru, cat si pentru a distribui video-uri cu reguli de igiena. Cel mai important, au pregatit din timp pasii de urmat in cazul in care vreunul dintre colegi ar fi fost suspect de COVID-19. Astfel, echipa a simtit ca este protejata si pregatita in cazul unei emergente.
In Berlin, BVG (Berliner Verkehrsbetriebe), principala companie de transport public a trebuit sa adapteze informatiile pentru angajatii lor- tot timpul pe drum si foarte expusi. In colaborare cu Institutul Koch responsabil pentru prevenirea si controlul bolilor, BVG a transmis mesaje axate pe igiena eficienta a mainilor si protectia la locul de munca. Informatiile practice au avut rolul de a calma, de a oferi sentimentul de control si de a preveni raspandirea panicii.
ERGO, una din cele mai mari grupuri de asigurari din Europa, cu o prezenta in peste 30 de tari din Europa si Asia, a creat- prin intermediul Employee Experience Intranet- un spatiu care sa devina sursa principala de stiri despre coronavirus. Pe langa newsfeed, o lista de contacte in caz de emergenta si o lista FAQ, echipa a putut sa adreseze intrebari prin chat direct echipei de comunicare.
- Operation Mobilisation @ Worldwide/ Protocoale pentru intreaga lume
ONG-ul Operation Mobilisation are peste 5000 de angajati pe mapamond, iar multi dintre ei sunt tineri adulti. Prioritatea a fost ca ei sa constientizeze amenintarea, sa stie exact cui sa raporteze in cazul in care au simptome si sa respecte protocoalele de sanatate. Poate parea banal, dar atunci cand ai angajati remote in tari unde informatiile si regulile lipsesc sau sunt neclare, fiecare mesaj face o diferenta uriasa.
CUM TII LINIILE DE COMUNICARE MEREU DESCHISE?
Poate fi o adevarata provocare, mai ales daca nu exista o strategie prestabilita pentru angajatii remote. Iar un ghid de business si lucru in caz de Coronavirus nu s-a scris (inca).
Putem spune, insa, ca organizatiile care utilizeaza aplicatii pentru a crea o punte stabila intre mesajele cheie si imprevizibilul deja devenit constanta reusesc sa creeze un dialog productiv si o comunitate unita.
Numarul de cititori ai contentului din cadrul aplicatiilor personalizate Staffbase a crescut cu 74% odata cu inceputul crizei de sanatate globala. Este doar o dovada a faptului ca ceea ce tine oamenii uniti in cadrul companiilor este comunicarea.
Pentru a nu fi coplesiti de numarul mare de intrebari si pentru a nu se crea confuzie, important este ca toate mesajele sa fie concentrate intr-un singur loc.
Staffbase, de exemplu, creeaza o singura sursa care centralizeaza stirile si protocoalele, tinand la curent angajatii prin push out updates si canale de feedback. Este usor de implementat si personalizat, permitand, in acelasi timp, integrarea contentului deja existent pe alte canale de comunicare.
Exploratist- brand & employee experience agency este reprezentatul oficial Staffbase in Romania si singurul partener din Europa de Sud-Est care ofera consultanta pe strategie, design si implementare, atat pe internal comms, cat si pe change management si securizarea angajatilor.
