Pentru ca evenimentul să fie un succes și invitații să se bucure de o experiență unică, niciun aspect nu trebuie neglijat. Expertul în planificarea strategică a evenimentelor, Kelly Freeman, consideră că în planificarea evenimentului:
”Este necesar să fie trecute în revistă toate elementele din agendă, să fie verifice aspectele legate de infrastructură, de logistică, catering, transport, speakeri, confirmările primite de la participanți, inclusiv prognoza meteo”.
Kelly Freeman va susține pe 7 noiembrie la București trainingul avansat Strategic event management dedicat profesioniștilor din domeniul organizării de evenimente.
Cei 5 pași esențiali pe care trebuie să îi urmeze un event planner în planificarea și implementarea evenimentului sunt stabilirea datei și duratei, dimensiunea evenimentului, locația, furnizorii și evaluarea succesului evenimentului.
Data evenimentului
Fiecare eveniment trebuie să aibă un scop și să urmărească niște obiective clare. Odată determinat scopul evenimentului pasul următor este stabilirea datei, a perioadei din zi și duratei evenimentului. În etapa de planificare și pregătire, un event planner trebuie să verifice evenimentele calendaristice din acea perioadă, concedii, sărbători, pentru a fi sigur că va avea numărul de invitații scontat.
Dimensiunea și partenerii
Următorul pas este stabilirea dimensiunii evenimentului în așa fel încât să existe profit, aici fiind important numărul de invitați care va aduce efectul scontat. Această analiză este esențială pentru a putea estima bugetul necesar. În funcție de mărimea, tipul evenimentului și de bugetul alocat, costurile pot fi optimizate cu ajutorul parteneriatelor și sponsorilor. ”Partenerii îți aduc vizibilitate și îți fac reclamă pentru eveniment, fiind o unealtă importantă în transmiterea mesajelor tale”, spune Kelly Freeman. Aceștia trebuie aleși astfel încât să corespundă cu mesajul și obiectivele evenimentului și brandului.
Locația
În ceea ce privește locația, aceasta poate fi un hotel, un centru de conferință, un spațiu exterior, în funcție de tematica aleasă și numărul de invitați care vor participa. Alegerea locației este important să fie făcută și din perspectiva invitaților și a nevoilor acestora. ”Locația nu trebuie stabilită fără o bună documentare. Este recomandat să vizitați locația dorită și să observați dacă logistica vă este favorabilă”, completează expertul în organizare de evenimente. Paleta de culori aleasă trebuie să conțină culoarea logo-ului companiei, făcând astfel o legătură subtilă între mesaje și brand.
Cateringul
Un alt pas important în pregătirea evenimentului este alegerea firmei de catering. Trebuie acordată o atenție deosebită calității și modului în care sunt serviți invitații. De asemenea, organizatorii de evenimente trebuie să le pună la dispoziție toate informațiile pe care le au despre invitați, precum regimuri alimentare, alergii, diete și obiceiuri culturale. Sfatul pe care expertul în organizarea de evenimente îl oferă este să „ Negociați totul! Contractele trebuie să fie clare, complete, cu termene de reziliere care să fie în favoarea voastră”.
Feedbackul
Ultima etapă a eventului este evaluarea modului în care a decurs, cererea și primirea de feedback din partea invitațiilor și trimiterea acestei evaluări clientului pentru care s-a desfășurat evenimentul. Discuțiile post event trebuie să aibă loc cât mai recent după încheierea acestuia. Feedback-ul poate fi obținut prin diferite căi, de la e-mail, la apel telefonic sau pot fi chiar filmări la locul evenimentului.
În ceea ce privește micile atenții oferite participanților, acestea pot fi pixuri, agende, suveniruri branduite cu logoul companiei sau al evenimentului. ”Cu cât veți fi mai inventivi cu atât veți avea un succes mai mare”, a adăugat trainerul.
Kelly Freeman, expert în planificarea strategică a evenimentelor cu peste 25 de ani de experiență în patru departamente guvernamentale și ministere britanice, va reveni la București în perioada 7 – 9 noiembrie pentru a susține trei cursuri avansate de comunicare și organizare de evenimente.
