"În cele peste 50 de sesiuni de curs despre organizarea de evenimente pe care le-am susținut, cea mai frecventă întrebare pe care o primesc este: cât câștigă un organizator de evenimente? Dincolo de pasiune și creativitate, organizatorul de evenimente trebuie să știe că o meserie presupune și satisfacții materiale, nu numai emoționale. Prin urmare, cei care se gândesc la începerea unei afaceri în domeniul organizării de evenimente ar trebui să își facă un buget și să gândească un plan de afaceri.", spune Bianca Preda.
Cea mai simplă metodă de a-ți evalua activitatea în organizarea unui eveniment este prin a te raporta la valoarea pe care o dai timpului tău. Cât ai câștiga într-un domeniu oarecare dacă nu ai experiență? Probabil 400 sau 500 de euro. Dar dacă ești expert? Probabil de la 1500 de euro în sus. Atunci când ai decis să începi să organizezi evenimente pe cont propriu trebuie să te decizi cât vrei să câștigi și să raportezi aceste obiective la experiența pe care o ai. Abia atunci vei putea bugeta corect implicarea ta într-un proiect.
Există mai multe tipuri de bugetare a unui consultant în event planning și sunt detaliate mai jos pentru ca voi să alegeți cea mai potrivită variantă pentru stilul vostru de lucru:
1. Bugetarea pe oră. Așa cum ați întâlnit la avocați, programatori sau consultanți și event managementul este un domeniu în care puteți întocmi un buget în funcție de numărul de ore lucrate. Este nevoie de o previziune destul de clară a ceea ce înseamnă un eveniment astfel încât să faceți o aproximare cât mai exactă a orelor lucrate.
Dacă ești la început de drum poți bugeta 10 ore de implementare și la final să faci o factură pentru 30 de ore, întrucât va fi probabil și ultima ta întâlnire cu acel client. În general, tarifele orare se aplică pentru strategie și concept. În funcție de nivelul de experiență și dificultatea implementării puteți bugeta între 15 și 80 de euro/ora de strategie.
O altă metodă este să bugetați orele de creație cu un tarif mai mare și implementarea să o alocați unui membru mai tânăr al echipei, pentru care să bugetați un tarif mai mic pe oră. În funcție de estimarea numărului total de ore, veți avea și un buget general pentru serviciile de organizare de evenimente. Unele evenimente pot ajunge la un număr de 200 sau 300 de ore de lucru, pe parcursul unei perioade mai mari de timp.
În acest caz va trebui să faceți o medie a costurilor și să ajustați tariful în funcție de numărul de persoane pe care le veți avea în echipă. În cazul echipelor mai mari, care includ grafică, design, PR sau promovare va trebui să aveți în vedere numărul de ore lucrat de fiecare membru al echipei. Cuantificarea orelor lucrate se poate face într-un soft de project management – aici aveți Asana.com ca resursa gratuita sau într-un document Excel pe care îl share-uiți cu clientul într-un cont de Google.
2. Bugetarea pe proiect. Dacă evaluarea pe oră a muncii voastre poate părea complicată pentru client, puteți porni de la premise similar dar să concepeți un fee pe proiect. Mecanismul este același: evaluați cât timp veți aloca acelui proiect și întrebați-vă care este valoarea muncii voastre.
Dacă aveți 3 evenimente de organizat pe lună pe care le gestionați singuri de la strategie la implementare și pentru fiecare dintre ele ați bugetat 1000 de euro ca servicii de organizare de eveniment, puteți evalua că în luna respectivă aveți un salariu brut de 3000 de euro. Mă refer la salariul brut, întrucât sumele încasate de la client sunt supuse taxelor și impozitelor.
Dacă ne raportăm la organizarea unor evenimente de dimensiuni mai mari, din care va trebui să plătiți la rândul vostru alte persoane, va trebui să includeți aceste costuri în bugetul final. Această variantă de buget este mai relaxantă din punct de vedere al managementului timpului. Indiferent de numărul de ore lucrate, voi veți obține aceeași sumă, deci depinde numai de voi cât de eficienți sunteți.
3. Procent din buget. O altă formă de plată a serviciilor de organizare de evenimente este procent din bugetul gestionat. Această variantă este rentabilă pentru organizator numai în cazul în care bugetele depășesc 10.000 de euro deoarece responsabilitatea și efortul sunt destul de mari. Procentele pe care le puteți negocia variază între 15% și 20% din totalul bugetului.
4. Comision pe volum. Acest timp de bugetare implică un volum mare de tranzacții pe care îl aveți cu locațiile și furnizorii, în general, dar este cel mai avantajos pentru client. O companie de organizare de evenimente care rulează în mod constant bugete mari va avea, implicit, un discount substanțial din partea furnizorilor.
Practic, pe un buget de 10.000 de euro din partea clientului, organizatorul negociază cu furnizorii săi un discount de 15% din totalul acestuia. Clientul este mulțumit că beneficiază de ajutorul unui organizator de evenimente fără să plătească un tarif suplimentar în timp ce acesta din urmă câștigă echivalentul fee-ului său din discount-urile obținute de la furnizori.
Indiferent de tipul de buget pe care îl agreați, trebuie să luați în calcul faptul că sumele încasate nu reprezintă, în totalitate, profitul vostru. Pe lângă taxe și impozite ar trebui să luați în calcul și costuri mici precum:
- Cheltuieli de deplasare
- Combustibil
- Birotică
- Telefon
- Cheltuieli de protocol
Cea mai mare capcană a unui organizator de evenimente aflat la început de drum este că entuziasmul obținerii unui contract este mai mare decât impulsul de a-ți calcula rațional veniturile. De cele mai multe ori această lipsă de coordonare duce către o lipsă a profitului.
Bianca Preda: "Vă aștept alături de mine a cursul de “Planificarea și organizarea evenimentelor” organizat de Creative Business Management pe data de 17-18 februarie, la București, pentru a lucra împreună pe bugetele pe care le are la dispoziție un organizator de evenimente și modul în care pot fi construite eficient".
