Cu toții cred că urâm overtime-ul. Overtime la un meeting care sperai să țină doar o oră, overtime la o întrevedere de Crăciun cu rudele care sperai să țină doar cât o porție de sarmale și să nu mai spunem de overtime-ul la birou. Na c-am spus.
Un overtime care să fie donat cu drag s-a întâmplat în cadrul proiectului internațional 8 hours overtime for a good cause. Proiectul s-a născut în Olanda și face apel către specialiști în diferite domenii, cu scopul de a dona 8 ore de lucru cu cele mai bine finisate cunoștințe ale lor, pentru ONG-uri care aveau nevoi dar nu și resurse.
Dar cum nici pe plan local nu ducem lipsă de ONG-uri cărora le-ar prinde bine o mână de ajutor, un grup de oameni s-a ocupat de organizat și comunicat 8 ore peste program pentru o cauză bună. Evenimentul se află la a 4-a ediție și a strâns deja un timeline de schimbări, adaptări, proiecte lucrate și chiar implementate.
La prima ediție, lucrurile s-au întâmplat pe repede-nainte, asezonate cu o serie de actual call to action, adică telefoane pe la cunoscuți și ONG-uri. Apelurile au fost pozitive încă de la început, iar de-a lungul timpului, voluntarii au venit în regim recurent; anul acesta fiind prezenți în număr de 66, cu toate pânzele sus către rezolvarea a 12 briefuri.
Ia citiți mai jos toate detaliile despre echipa de organizare și evoluția de care ziceam:
Prima ediție: organizare - overtime pentru 8 hours overtime
Acum patru ani, am organizat prima ediție „8 ore peste program pentru o cauză bună”, în numai cinci săptămâni, cu o echipă formată din patru oameni: Alina Kasprovschi (Fundația Comunitară București), Maria Duduman, Stanislav Georgiev, (ambii lucrau la momentul respectiv în domeniul bancar) și Daniel Mereuță (care conduce o companie de servicii de outsourcing).
Ideea a venit la București de la Daniel Mereuță, care aflase de evenimentul internațional de pe Facebook. El i-a împărtășit-o lui Stanislav Georgiev, la acel moment membru în boardul Fundației Comunitare București și pasionat de voluntariat.
Proiectele de acest fel, în care ONG-urile primesc donații sub formă de expertiză, sunt foarte prețioase. Resursele ONG-urilor sunt limitate și de multe ori activități care ajută la creștere, precum comunicarea, sunt prea costisitoare. Dacă, o dată pe an, profesioniști din București se întâlnesc pentru a dona 8 ore din timpul lor în susținerea unei cauze, asta rezolvă multe nevoi pentru domeniul non-profit. Și, cum experiența e bună și pentru voluntari, creem o legătură de susținere de multe ori pe termen lung, nu doar pentru opt ore.
Ne-am zis cu toții că dacă în Olanda se poate, se poate și la noi. Două zile am dat telefoane la ONG-uri și la voluntari să vedem dacă există interes, iar răspunsurile primite ne-au încurajat. Lucram la organizare seara sau noaptea pentru că toți aveam serviciu ziua.
Așa am găsit o locație, pe Cosmin Alexandru ca moderator, șapte proiecte și vreo 30 de voluntari. Proiectele s-au înscris la eveniment, la prima ediție, pe bază de „avem o idee și avem nevoie de experți ca să o punem în practică”. Mulți și-au clarificat briefurile chiar în noaptea evenimentului.
La prima ediție, aveam emoții cu privire la energia oamenilor, care veneau cu toții după o săptămână de lucru. Ne gândiserăm la tot felul de strategii pentru ca oamenii să nu plece sau să nu tragă chiulul la miezul nopții. Nu s-a întâmplat așa. În noaptea evenimentului, Cosmin posta pe Facebook: ”Am trăit s-o văd și p-asta - la prima pauză, după două ore de muncă, mai mulți participanți au vrut să nu ia pauză, ca să poată continua lucrul.”
La a patra ediție, echipa de organizare a mai crescut, dar continuă să respecte filosofia evenimentului, contribuție voluntară pentru o cauză bună. Acum, lucrăm pentru eveniment și în timpul programului, dar și peste program :) Din echipa veche, au rămas Alina Kasprovschi, Daniel Mereuță și Maria Duduman și s-au alăturat Miruna Nichita și Simona Petrică (Fundația Comunitară București), Andrei Chirtoc și Gabriel Solomon (Galantom) și Radu Atanasiu, antreprenor și inițiatorul unei platforme de voluntariat.
Evoluție: organizarea și comunicarea proiectului
După prima ediție, am început să adaptăm modelul internațional la experiențele locale. Am avut discuții cu moderatorii, o parte din organizații și din voluntari. Pe baza lor, am lucrat la un manual local de organizare, pe care l-au folosit apoi alte șapte fundații comunitare din țară pentru propriile lor evenimente.
De la a doua ediție, am lucrat mai atent pe briefuri și le-am completat cu ajutorul unor mentori din agenții, am introdus câte un project manager pentru fiecare proiect și am început să construim criterii obiective pentru selecția voluntarilor și a proiectelor.
Dacă la prima ediție am organizat totul în câteva săptămâni, acum începem pregătirile cu aproape trei luni înainte. Lansăm un apel public de înscriere pentru proiecte, echipa de organizare face selecția, apoi stabilim lista specialiștilor de care avem nevoie pentru fiecare proiect în parte. Voluntarii se înscriu tot în urma unui apel public și îi selectăm pe baza experienței profesionale. La final, lucrăm pe briefuri și punem echipele împreună, să comunice primele idei înainte de eveniment.
Proiectele: nevoi de comunicare
În primii doi ani, am lăsat evenimentul deschis pentru orice fel de proiect, din orice domeniu. Așa ne-am dat seama că cele opt ore nu ne permit să acoperim anumite problematici – un plan de business, de exemplu, unde e nevoie de o înțelegere mai profundă a organizației și nevoilor ei. De aceea, ultimele două ediții s-au centrat pe proiecte care rezolvă nevoi de comunicare sau marketing. De altfel, majoritatea cererilor din fiecare an au venit din această zonă.
În ceea ce privește temele de comunicare, de cele mai multe ori este vorba de proiecte care chiar au nevoie de expertiză specializată, cum ar fi design grafic sau strategie – de organizație, de comunicare, de produs.
Proiecte rămase fără un plan definit
În fiecare an, am ales numai acele proiecte care se pot rezolva, în mod realist, în opt ore. Așa că de fiecare dată proiectele au primit o rezolvare, chiar dacă uneori nu au primit chiar toată implementarea. Au existat însă situații în care soluțiile pentru plan au fost costisitoare și s-au anulat pentru că nu existau resurse financiare sau umane care să rămână implicate pe termen lung în execuție.
Monitorizarea proiectelor post-event
Ținem legătura cu proiectele participante. După eveniment, le trimitem un formular de feedback pentru completare, iar după trei luni îi căutăm ca să aflăm ce s-a întâmplat cu ideile, ce s-a implementat și ce rezultate au avut.
Comunicăm de fiecare dată cu voluntarii implicați ce s-a întâmplat cu proiectele cărora le-au donat timp și expertiză. Uneori, însă, se întâmplă ca voluntarii să rămână aproape de proiect pe termen lung și să afle la prima mână ce se întâmplă cu proiectele pe care le-au sprijinit.
4 ediții: timeline
În fiecare an am crescut numărul proiectelor pe care le aducem în eveniment, pentru că sunt din ce în ce mai multe proiecte bune care ne cer ajutorul. Am început cu șapte, am ajuns la 12 în acest an, din domenii foarte diferite, de la întreprinderi sociale la proiecte de educație sau de descoperire a castelelor de prin țară.
Am avut în aceste patru ediții la mesele de lucru veterani din publicitate sau comunicare, ca Brăduț Florescu, Alin Zăinescu, Sorin Trâncă sau Hanny Bratu, dar și copywriteri sau art directori tineri, cu 2-3 ani de experiență.
Dacă în primii doi ani dădeam telefoane la prieteni să îi rugăm să participe, acum voluntarii se înscriu singuri, direct pe site. Cei mai mulți află de pe Facebook sau de la alte persoane care au participat în edițiile trecute. Și suntem în situația ingrată să refuzăm cel puțin jumătate din voluntarii înscriși. Formatul presupune un spațiu deschis de lucru pentru toată lumea și deja ne este greu să găsim un spațiu unde să încapă atât de mulți oameni.
Abordarea de comunicare nu diferă de la an la an - ne-am stabilit un set de reguli care funcționează și îmbunătățim detalii de la o ediție la alta. Comunicarea noastră se concentrează pe awareness și call to action în perioadele de înscriere, pe diseminarea atmosferei bune de la eveniment și pe transparență în perioada de follow-up.
Anul acesta am lucrat mai mult pe conținut înainte de eveniment. Am ales să vorbim despre cum se simt lucrurile în noaptea de lucru, prin vocea voluntarilor care au mai participat în anii anteriori. Avem voluntari care nu au ratat nici o ediție! De exemplu, Paul Kasprovschi, Senior Consultant la Graffiti PR, povestește despre atmosfera din eveniment: ”Avem timp. Avem timp. Avem timp. Băi! Nu mai avem timp! Nu mai avem timp!”
Proiecte: cele mai mișto
Organizația suedeză pentru ajutor umanitar individual avea nevoie de o strategie de poziționare și branding. Până să participe la 8hours, primeau des feedback că oamenii nu înțeleg clar cu ce se ocupă sau care este legătura între un hostel pentru animale, o spălătorie ecologică, copii/tineri cu dizabilități și seniori marginalizați. Prin strategiile de comunicare sugerate de echipa de voluntari, ONG-ul a reușit să aibă o imagine unitară, a unei organizații care oferă o varietate de servicii sociale.
După eveniment, echipa a lucrat la modificarea mesajelor, la articolele de pe site și la postările de pe Facebook. În plus, au început să posteze articole de specialitate, care îi poziționează ca expert în piață, și își promovează echipa printr-o serie de articole online. Una din voluntare, care a ținut legătura cu proiectul și după eveniment, a făcut posibilă o colaborare cu studenții de la Politehnică pentru modificarea site-ului organizației, în lucru în acest moment.
Teach for Romania a avut nevoie de un plan pentru o campanie de poziționare pentru organizație. Voluntarii au stabilit profilul donatorului Teach for Romania și au ajuns la un concept de comunicare. Mesajul cheie „Ajută un copil să scrie. Viitorul.” a fost adaptat în toate campaniile de fundraising ale organizației.
Fundația Comunitară București a lucrat cu o echipă de voluntari pentru campania de engagement a înotătorilor și donatorilor de la Swimathon, evenimentul de strângere de fonduri prin înot. La momentul respectiv, comunicam sporadic, în funcție de disponibilitatea responsabilului de comunicare.
Am construit un plan de direct mailing, template-uri de comunicare și un calendar editorial. Asta a adus rate de citire a mesajelor de peste 40% într-o bază de date de mii de persoane și a contribuit la creșterea eficienței înotătorilor ca fundraiseri – miza principală a proiectului. Astfel, la o creștere de 20% a numărului de fundraiseri, donațiile au crescut cu 50%.
Ediția de anul ăsta
Anul acesta am avut 12 proiecte înscrise și 66 de voluntari cu expertiză. În total, 84 de persoane au lucrat 8 ore după program la etajul 2 de la Impact Hub. Toate briefurile au atins zona de comunicare. Cele mai multe specializări au fost pe comunicare, marketing, social media, grafică, programare, copywriting.
Am avut, printre altele, de dezvoltat o campanie împotriva parcării ilegale pe locurile persoanelor cu dizabilități, pentru Fundația Motivation România. De desenat o campanie de comunicare pentru strângerea de fonduri, pentru afacerea socială MamaPan. De organizat un signature event de strângere de fonduri pentru Fundația Special Olympics. De creionat o campanie de repoziționare a limbii și culturii aromâne ca fiind cool.
De rescris conținutul unui website pentru Asociația pentru Tehnologie și Internet. De montat două filme de prezentare pentru Asociația Pacienților cu Deficiențe Neurodegenerative. De dezvoltat un manual de brand pentru Organizația Națională Cercetașii României. Și de derulat o campanie de promovare a programului Monumente uitate, pentru Asociația Arche.
Voluntarii au venit fie din agenții de comunicare, companii, alte ONG-uri, fie ca și consultanți independenți. Am avut în echipe profesioniști de la Leo Burnett, Graffiti PR, Bitdefender, Friends/TBWA, Procter&Gamble, GMP PR, DDB, Kubis, Avon Cosmetics, McCann PR, Publicis Romania, eMAG, ING, Ambasada Franței, Mega Image, Philip Morris sau Google.
În plus, anul acesta ne-am bucurat să avem ca moderator un profesionist recunoscut în comunicare, pe Monica Jitariuc, Managing Director la MSLGROUP The Practice. Monica a coordonat activitatea serii, a sprijinit facilitarea discuțiilor între proiecte și a ținut sus energia evenimentului. În plus, a preluat comunicarea live de la eveniment, pe pagina de Facebook, cu propriul ei #.
Dincolo de muncă, am vrut să oferim participanților o experiență bună, așa că i-am găzduit la Impact HUB, i-am hrănit bine de la FROG și Tartelicious, le-am adus servicii de masaj și tatuaje cu henna. Și, peste toate, ucenici de la DOR vor scrie povestea serii și a tuturor oamenilor care o umplu de energie.
