[Asa sa faci la prezentare] Mihaela Stoica, pastel: Nu avem one-man show si nici nu incurajam practica asta

Client Service Director la pastel, Mihaela Stoica da din casa despre cum se pregatesc prezentarile la ei in agentie, cine ce rol are, cum se evalueaza dupa si, desigur, ce gafe au comis de-a lungul timpului si ce-au invatat din ele.

Accentul cade pe creatie sau strategie, in functie de tipul campaniei. Chiar si juniorii merg, da, dar doar daca-si fac temele si au ceva de zis; rolul lor e sa dea energie, care functioneaza ca un antidot pentru blazare.

Face diferenta dintre vanzator si consultant si atrage atentia ca e mai bine sa faci parte din a doua categorie, pentru ca, daca porti un dialog si esti atent la nevoia de  business, mai mult ca sigur o sa argumentezi persuasiv, deci o sa castigi.

Follow-up-ul e important. „Ce faci inainte de prezentare, ce faci dupa ce pleci de la prezentare? Mai suni? Mai dai un e-mail? Mai faci un follow-up, mai trebuie sa trimiti o ajustare de buget etc.”, se-ntreaba. Si ala intern conteaza:

Alege un coleg care a fost cu tine in meeting, dar ai grija sa fie altul de la o prezentare la alta, si intreaba-l ce i-a placut si ce nu in sustinerea ta. Apoi fa o introspectie si vezi ce poti remedia. Sa ai intotdeauna ceva de invatat.

Formula de prezentare

Preferam formula integrata, pentru ca si proiectele sunt similare. Echipa este destul de extinsa, pentru ca ne completam si ne respectam aria de expertiza. In acelasi timp, focusul este business-ul clientului. Si cred ca asta e cel mai important: sa punem cap la cap informatia, vazuta din diferite unghiuri/puncte de vedere si sa cream sinergia de business.

Fiecare departament are cel putin un reprezentant delegat in aceasta formula: creativ, strateg, PR si CS. Daca proiectul are insa un focus mai mare pe PR, atunci rolul PR-ului este major, iar strategia de prezentare se abordeaza din acest unghi. Daca discutam despre o campanie ATL, directorul de creatie are un rol major – caci el vinde the big ideea. Apoi CS-ul vine si demonstreaza fezabilitatea.

Responsabilitati

Pregatirea prezentarii este in responsabilitatea tuturor. Punctul final este pus de toti si nu e conditionat de privarea somnului. E conditionat de o buna organizare a echipei, de concentrare si impartirea echilibrata a rolurilor. Si, uneori si de o reusita in negocierea ddl-ului de prezentare.

Rolurile

De cele mai multe ori, intalnirea de pitch incepe cu prezentarea echipei pastel si cu punctarea experientei relevante pentru client. Timpul de prezentare este dozat intotdeauna inainte de a ajunge in sala de meeting, scenariile sunt facute. Daca intalnirea ramane la timpul agreat intial, atunci avem planul A. Daca intervine o scurtare de timp, atunci ne adaptam rapid si „sarim” sau comprimam partea de introducere.

Urmatorii sunt, de cele mai multe ori, strategul si creativul. Ei trebuie sa arate ca am inteles contextul de piata, ca ii cunoastem competitorii, ca stim ce vrea clientul si stim ce trebuie sa facem ca sa obtina rezultatele dorite. Specialistul in PR-ul le sustine ideile si le duce mai departe in oportunitati de comunicare a intregii campanii.

CS-ul face treaba de final – cea in care argumenteaza/traduce fantezia (a se citi „avioanele” :) ) creativului si explica fezabilitatea proiectului, raportat la timpul de implementare – limitele bugetare – rezultate asteptate.

Publicitarii si salesmanship-ul

Cred ca prima lectie de salesmanship pe care am invatat-o a fost aceea ca cea mai buna vanzare nu o face un vanzator, ci un consultant. Adica cel care stie sa poarte un dialog, sa fie atent la nevoia de business, sa o identifice corect, astfel incat sa canalizeze discutia si sa argumenteze persuasiv pana la „acordul partilor”. :) Un consultant este pozitionat intotdeauna ca un partener de business si este nu doar credibil, ci si incredibil de valoros pentru partenerii de discutii.

A doua lectie a fost ca prezentarea/sustinerea in board este cea mai importanta parte a vanzarii, insa mai sunt si alti pasi pe care e bine sa ii consumi, ca sa nu arzi etape (a se traduce „bile albe”). Spre exemplu, ce faci inainte de prezentare, ce faci dupa ce pleci de la prezentare? Mai suni? Mai dai un e-mail? Mai faci un follow-up, mai trebuie sa trimiti o ajustare de buget etc.

Revenind la skill-urile echipei, fiecare e diferit si valorizat in prezentare. Nu avem one-man show si nici nu incurajam practica asta. Vrem sa fim vazuti ca o echipa, asa cum am fost si „behind the scene”. Ne da incredere si ne face vizibili in fata celorlalti oameni.

In timpul unei prezentari, cei mai politically correct sunt managing directorul si PR-ul. Strategul joaca un rol extrem de important , caci impune ritmul si exigenta. Cel mai relaxat este creativul. Cumva, asta este asset-ul lui si mi-a trebuit mult timp sa ma obisnuiesc cu asta. Cel mai riguros este CS-ul - el nu prea se joaca pe aici.

Cred in exersarea calitatilor de orator si mai cred foarte mult in dorinta de a duce la alt nivel prezentarea si de a-i crea o poveste. Puterea storytelling-ului este fascinanta si este cea care creeaza de fapt experienta de brand. Pentru ca asta e filozofia pastel: sa cream experiente de brand integrate. De aceea, intalnirile noastre sunt condimentate cu tot felul de experiente, de „live”-uri, cum ne place noua sa le spunem.

Live-urile astea boosteaza fie o idee, fie o activare si resusesc sa-i surprinda pe cei din meeting. Una dintre cele mai recente experiente create a fost pentru un proiect Bonduelle, cand am transformat key visualul in realitate si le-am adus povestea mult mai aproape, decat am fi reusit cu un simplu ppt. Un balon zburator, format din mai multe baloane au purtat personajele noastre in aventura ce urma sa inceapa in marile magazine din tara si din regiune.

Juniorii si clientii, prima data face2face

Un junior intotdeauna face parte dintr-o echipa de lucru, dedicata pe unul sau mai multe proiecte. Iar echipa dedicata pe un proiect in derulare este obligatoriu sa fie prezenta in cadrul intalnirilor cu clientul.
Ca sa raspund mai aplicat, un junior este inclus in orice moment, cu cateva conditii... :) Sa isi doreasca asta (a se traduce prin „sa aiba ce spune”), sa aiba explozia de entuziasm si curiozitatea specifice new entry-ului.

De multe ori, cei cu state vechi in intalniri suntem invidiosi pe entuziasmul si spiritul fresh si neobosit al juniorilor. Asa ca e win/win - ei invata de la noi, iar noi ne simtim in preajma lor de parca am respira un aer rece de munte.

Amintiri de la prima prezentare

Este vaga prima prezentare. Emotii aveam, presiune era s-o tai cu cutitul. Si cred ca m-au ajutat muuuult slide-urile detaliate. :)

Skill-urile organizatorice, tehnice si financiare m-au ajutat mult sa imi dezvolt partea mea specifica in prezentari. Dau o mana de ajutor oriunde, pe timpul prezentarii, insa este cat se poate de clara expertiza mea.

Momentul crucial al unei prezentari

E greu sa pun degetul pe un moment important. Degeaba ar exista un moment on top off everything, daca e ratat altul. Cum ar fi sa avem cea mai buna abordare strategica, dar sa pierdem puncte la creativitate. Sau cum ar fi sa pierzi puncte la creativitate, dar sa uiti de fezabilitate.

E ca un 360 de grade al momentelor in prezentare. Toate sunt importante si vitale pentru reusita unei prezentari.

Pregatiri – metoda proprie

Pregatirea este practic munca evaluata in zile, ore, minute pentru proiectul respectiv. Asta este pregatirea cea mai buna. Apoi, imi trec ideile pe o foaie, ma ajuta sa nu ma pierd in detalii.

Ponturi de public speaking in sala de conferinte

Nu stiu cum reusesc unii sa faca glume „on the spot”. Serios, la mine e cu pregatire. Si ma cam blocheaza oamenii care le spun natural. Dar cred ca si eu ii blochez pe ei... cu seriozitatea mea. :)

O practica, mai degraba decat pont, este ca iti va merge bine in prezentare daca iti construiesti o lista de Q&A-uri – e cea mai buna metoda sa previi o posibila imbujorare.

Incearca sa nu fii liniar: mainile pe langa corp, tonul vocii echilibrat, ochii la o singura persoana. Plimba-ti privirea in spatiul in care vorbesti si nu acorda importanta vizuala doar CEO-ului. Stabileste contactul vizual cu toata lumea din sala. Daca ai un ton poruncitor, e clar ca trebuie sa inveti niste tehnici de „linistire” . La fel, daca vorbesti prea repede – e obositor rau si oricum nu esti la un concurs de citire rapida si nici nu te-a rugat cineva sa spui sase sasi in sase saci...asa era, nu?

Ah, si inca ceva: alege un coleg care a fost cu tine in meeting, dar ai grija sa fie altul de la o prezentare la alta, si intreaba-l ce i-a placut si ce nu in sustinerea ta. Apoi fa o introspectie si vezi ce poti remedia. Sa ai intotdeauna ceva de invatat.

In final am un citat care imi place mult: „Sunt lucruri pe care, cata vreme nu le inveti, nu le poti face; sunt altele – cata vreme nu le faci, nu le poti invata”.

Fereste-te de marea greseala

Niciodata, dar niciodata nu ne contrazicem intre noi. :) Si niciodata nu intrerupem clientul cand are ceva de spus, de explicat. Asculta activ si fii atent la semnalele date de oamenii din meeting si vei avea mingile la fileu.

O gafa personala

O situatie amuzanta a fost cand am mers, din greseala, la o intalnire care urma sa aiba loc peste...vreo 5 zile. Am ajuns, am instalat laptopul si... am asteptat sa apara clientul. A aparut cineva derutat si... in fine... partea buna a fost ca am venit mai devreme (a se citi muuuult mai devreme) decat era setat ddl-ul. Nu stiu ce faceam daca ajungeam cu 5 zile dupa... :)