Daca mergeai prin SNSPA-ul din Bulevardul Expozitiei pe 21 ianuarie, puteai afla cam ce legatura exista intre project management si fotbal - o zona gri, in care mai mult ca sigur ca nu te-ai aventurat pana acum. Raspunsul ar fi venit dintr-o sala de conferinte unde se desfasura tocmai un astfel de eveniment, organizat de catre unii studenti, pentru alti studenti. Kick-off meeting-ul e solutia la ghicitoare, iar Project Management Kick-off e conferinta pe care au gandit-o si comunicat-o Lavinia Iancu si Maria Irimescu.
Cele doua sunt studente la masterul de Management al Proiectelor al aceleiasi SNSPA si, intr-un brainstorming cu creion pe hartie, au descoperit dublul inteles al kick-off-ului. In fotbal, kick-off-ul se refera la lovitura de inceput a meciului, in timp ce in project management, termenul descrie prima intalnire dintre un manager de proiect si un finantator.
In continuare, Lavinia povesteste mai multe despre eveniment, cum au abordat cele doua colege strategia de comunicare a acestuia si ce s-a intamplat la fata locului.
Foto: Iulian Monea
Foto: Iulian Monea
Contextul proiectului
Initial, ne-am oferit voluntari in schimbul unui bonus la nota de la seminarul de Managementul Proiectelor. A fost un impuls de moment al celor cinci "early adopters" care s-au pricopsit cu misiunea de a organiza conferinta anuala a masteratului de Managementul Proiectelor.
Asa ca nu ne permiteam sa fim mediocri, mai ales ca eu si Maria absolviseram Facultatea de Comunicare si Relatii Publice si intelegeam perfect ce voia sa spuna Jack Trout prin "diferentiaza-te sau mori".
Stiam ca, pentru o conferinta bine facuta, aveam nevoie de "P"-uri puternice, asa ca am mizat pe promovare, dar si pe produs.
Echipa completa
Meeting-urile noastre in afara scolii se desfasurau in engleza, intrucat din echipa de organizare facea parte si Gilly Marten. Ea e cetatean olandez si a venit in Romania sa studieze. Gilly s-a ocupat in mod exclusiv de comunicarea cu speakerii si ne-a scutit de multe griji, de la procesul de selectie, la colectarea feedback-ului. Tot ea s-a asigurat ca speakerii respecta deadline-urile.
De logistica s-au ocupat baietii, Cristi Moise si Andi Domnulete. Iar eu si Maria Irimescu ne-am ocupat de tot ce inseamna comunicare, eu copy, ea art.
Am creionat o strategie de comunicare, ne-am ocupat de modul in care arata si cum sunt formulate scrisorile catre sponsori, am mentinut contactul cu partenerii media, invitatii, gazda evenimentului, fotograful, incercand sa pastram un fir rosu.
Public si obiective
Vorbeam cu microbisti ai managementului de proiect, niste ultrasi ai GANTT-ului si suporteri ai WBS-ului, care sa cumpere bilete la peluza :) Glumesc.
Am avut libertate totala in privinta designului conferintei, dar audienta MUST-HAVE era reprezentata de masteranzi, fie ca lucrau deja in domeniu, fie WANNABEs, dar cu siguranta vorbeam cu tineri.
Dorinta noastra a fost sa transformam conferinta dintr-un eveniment intern intr-unul deschis, de care sa beneficieze cat mai multe persoane. De aceea nici n-am recurs la vreun formular de inscriere.
Foto: Iulian Monea
Paralela intre project management si fotbal
La prima intalnire am facut un brainstorming, am scris pe hartie toate ideile care ne veneau si, dintr-una intr-alta, am ajuns la cuvintele cheie ale managementului de proiect. KICK-OFF era unul dintre ele. Asa ca i-am zis: "PROJECT MANAGEMENT K-I-C-K O-F-F".
Maria a facut logo-ul si a incercat cateva variante de vizual. Doar ca toate erau banale, posterele respective ar fi putut anunta orice: medicamente cu ginko biloba, cursuri de arhitectura, meditatii la matematica etc. Asta pentru ca ne lipsea conceptul.
Apoi am constatat cat de inspirata a fost decizia numelui, pentru ca in managementul de proiect, Kick-off meeting-ul reprezinta prima intalnire dintre finantator si managerul de proiect, in care se discuta obiectivele viitorului proiect si, in speta, bugetul. Deci, e o etapa de pionierat si de tatonare a terenului.
La fel ca si Kick-off-ul din fotbal, care reprezinta lovitura de incepere a meciului. A fost simplu si justificat; vorbeam cu pionierii din piata muncii, a caror intalnire cu managementul de proiect poate fi cruciala pentru cariera lor.
De unde a pornit Kick-off-ul
Promovare
Adoptarea deciziei cu fotbalul in interiorul echipei n-a fost usoara, pentru ca noi voiam sa iesim din conventiile vizuale ale domeniului. Am recurs chiar la lobby pentru a intruni cvorumul si a duce mai departe conceptul, pe care il vedeam deja declinat.
Promovarea a fost gandita studenteste, pentru ca nu reusiseram sa atragem suficienti sponsori pana la momentul in care trebuia sa incepem comunicarea. Ne-am concentrat pe online si comunicare indoor.
Am lipit stickere (usor de dezlipit!) si afise in zonele cu trafic mare din facultate, precum lifturile, in fata carora studentii asteapta si cateva minute la orele aglomerate, zona automatelor si chiar la toaleta. Am facut demersuri si pentru plasarea unui filmulet de prezentare pe plasma de la intrare :)
Pe Facebook am creat o pagina si un eveniment, iar pentru promovarea in grupuri am recurs la argumentul autoritatii, prin profesori sau prin pagini oficiale ale facultatilor. Ne-am folosit de LinkedIn si YouTube, dar nu ne-am canalizat prea tare pe ele.
In materie de ambasadori ai conferintei, am mers pe prezentarea speakerilor, dar si noi, ca organizatori, ne-am folosit reteaua de prieteni pentru a comunica prin cover photo si avatar evenimentul.
Sponsori & parteneri
Sponsorii n-au fost punctul nostru forte, dat fiind ca evenimentul se desfasura in ianuarie, iar comunicarea cu ei a fost dificila din pricina vacantei, dar si a lunii ianuarie, in care majoritatea companiilor inregistreaza scaderi de vanzari.
Insa cei care ne-au sustinut, si carora le multumim, au venit prin intermediul d-nei lect. dr. Univ., Simona Bonghez, ori prin recomandari sau contacte directe in companii.
Polirom ne-a oferit cartile pe care le-am oferit ca premiu speakerilor si gazdei evenimentului, Decathlon ne-a ajutat cu recuzita, Colors in Projects a premiat cel mai bun speaker si organizatorii prin oferirea unor vouchere la un workshop de management al creativitatii. Iar pixurile au fost oferite de ISDC.
Cat despre parteneri, am ales sa contactam bloggeri si pagini oficiale ale facultatilor.
Punerea in scena
Conferinta avea potential creativ prin multiplele reguli din fotbal, insa ne-am rezumat la cateva. Ideea noastra era un hibrid intre business si fotbal, adica dress-code corporate intr-o "rama" sportiva.
Practic, am incercat sa transmitem, printr-o butaforie, ideea unui teren de fotbal, in care spectatorii erau suporterii, speakerii erau jucatorii, iar MC-ul evenimentului, Bogdan Grigore, a fost arbitrul, aratand speakerilor cartonase galbene si rosii pentru "eliminare", cand timpul dedicat prezentarii s-a scurs.
Foto: Iulian Monea
Din decor n-au lipsit poarta si mingea. O surpriza pentru noi a fost ca masutele rabatabile din sala de conferinta erau verzi, deci cred ca universul a "tinut" cu noi.
Foto: Iulian Monea
In comunicare, pe partea de vizual am folosit ideea de gazon, iar la nivel de copy, biografiile speakerilor se terminau cu expresia "Break a leg".
Speakeri
Nisa oamenilor interesati de proiecte este restransa, iar domeniul e putin cam ermetic, asa ca am dorit sa umanizam conferinta printr-o agenda a zilei cat mai eterogena, pentru a putea atinge si alti tineri interesati de domenii conexe. Altfel riscam sa nu vina nimeni.
Cei 6 speakeri si temele prezentarilor
Apoi ne-am uitat la abilitatile de vorbit in public, pentru ca indiferent de promovare, succesul conferintei consta in calitatea discursurilor. De asemenea, ne-am uitat daca speakerii au experienta in munca sau extra-curriculara pe proiecte.
Invitati speciali: Universitatea Romano-Americana si Colors in Projects
E dovedit ca prieteniile legate pe criterii de proximitate sunt mai durabile decat cele stabilite in baza afinitatilor, asa ca i-am invitat pe vecinii nostri de la Universitatea Romano-Americana, iar Dan Mihai, reprezentant al studentilor, impreuna cu colegi de-ai lui, au onorat invitatia.
Mai ales ca si ei studiaza managementul, asa ca a fost win-win. In felul acesta am pus temelia "Podului Prieteniei" dintre cele doua institutii.
Colors in Projects a fost unul dintre sponsorii conferintei. Acesta a premiat cel mai bun speaker dintre cei sase, dar si pe organizatori - adica pe noi :)
Foto: Iulian Monea
Foto: Iulian Monea
Planuiti sa mai organizati evenimente in formula asta? Incotro dupa Master? :)
Da, ne-am gandit sa repetam experienta anul viitor si sa o transformam intr-un brand. Cu manual, cu tot. Incotro? Trecem putin pe strada Ion Ghica, la nr. 5, pe la sediul OSIM si, apoi, luam avionul spre Cannes.
