[La Birou] Publicis Events – in organizarea de evenimente ai un singur glont pe teava, pe care nu-l poti trage gresit

Indreptandu-ma spre Iorga 13, m-am tot gandit la articolul pe care Ion Cristoiu l-a scris in vara trecuta despre “bairamurile cumplite” ale firmei de publicitate cu sediul in cladirea respectiva. Ce-i drept, Publicis Events, la care mergeam in vizita, e o agentie de evenimente. Dar, cum e cuprinsa sub umbrela incapatoare a Publicis Groupe si in aceeasi curte, de ce sa ma astept ca aschia sa sara departe de trunchi? Am plecat in inspectie.

Sediul Publicis Events e intr-o cladire ascunsa in spatele celei de la strada care gazduieste birourile Publicis si Leo Burnett. Si ma gandesc ca uite, ca si in campanii, BTL-ul tot in spatele creatiei ramane - tacut, dar pus pe treaba. Publicis Events este divizia din Grup care se ocupa de organizarea de evenimente si care, impreuna cu Publicis Dialog, agentia specializata in Trade Marketing si Shopper Marketing, formeaza partea de BTL a Publicis Groupe.

Ne-a deschis usa Bogdan Voina, Account Manager si Producator, si a fost ca si cand as fi intrat in casa cuiva: fara birou de receptie cu secretara si cu “va rugam sa asteptati putin”, fara un perete plin de diplome la care sa te uiti, dar insotit totusi de clasicul “Sa va aduc ceva? O apa, un ceai, o cafea?”. Urmat de un: “Sa veniti si la primavara, cand deschidem terasa, e foarte frumos”. Il cred: biroul se termina intr-un perete din geam care da spre o gradinita pe care mi-o pot usor imagina verde si frumoasa.

Am inceput vizita cu o poza de grup, in care toti din agentie s-au aranjat strategic intre S-ul din Events si capul de leu de pe sigla Publicis

Ce inseamna Publicis Events

Povestea Publicis Events o incepe Gabriel Constantinescu, Managing Director, si e completata de trei dintre seniorii companiei – Smaranda Gabrielescu, Account Director, Radu Baitan, Events Manager, si Cristian Balaci, Senior Events Producer.

Gabriel Constantinescu, Managing Director, Publicis Events

“Ca entitate, Publicis Events exista din 2001, numindu-se pe atunci Music Promotion. A urmat apoi afilierea cu grupul Publicis, cand am devenit Publicis Events. Nucleul de oameni al agentiei exista tot din 2001, iar formula aceasta – Smaranda, Radu, Cristi, eu – exista de 10 ani”, povesteste Gabriel. 

Pe scurt, asa a ajuns Publicis Events specialistul in organizarea de evenimente al grupului. Clientii vin atat de la agentiile din grup, dar si din exterior.

In toti acesti 13 ani, Publicis Events a crescut aproape constant, continua Gabriel sa explice, desi numarul proiectelor nu este neaparat mai mare. In medie, Publicis Events realizeaza 80 de proiecte pe an. Greutati? “Anul 2009 a fost un moment sinistru. Am fost practic blocati la mantinela luni bune din cauza crizei, pana cand clientii si-au dat seama ca fara Events/BTL nu pot atinge anumite parti din public si anumite obiective de business”, ne spune Cristian Balaci.

Cristian Balaci, Senior Events Producer, Publicis Events

In momentul actual, bugetele evenimentelor organizate de Publicis Events sunt cuprinse intre 5.000 de euro si un milion de euro. E un interval destul de mare si, in mod natural, te intrebi ce tipuri de evenimente se incadreaza intre cele doua limite de buget.

“Organizam toata gama de evenimente, de la lansari de produse la team building-uri, conferinte de vanzari, spectacole muzicale, caravane prin tara”, imi raspunde Gabriel.

Am aflat si ca evenimentele, in general, se impart in doua categorii: cele comandate de catre clienti pentru a se promova sau pentru a transmite anumite mesaje, si evenimentele cu bilet, pentru care oamenii trebuie sa plateasca si care sunt un business de sine statator. Publicis Events organizeaza doar evenimente comandate de clienti, spune Gabriel, iar Cristian completeaza: “Suntem prezenti si in cadrul evenimentelor cu bilet prin intermediul clientilor care isi manifesta intentia si interesul sa participe ca sponsori, de exemplu. Deci, intr-o forma sau alta, suntem intotdeauna prezenti in evenimentele care se intampla in piata”.

“Cifra de afaceri a evoluat exponential, iar numarul oamenilor a crescut liniar”, trage foarte matematic concluzia Radu Baitan.

Radu Baitan, Events Manager, Publicis Events

Dar gata cu clasificarile si cu vorbitul la modul general. Sa dam nume. Printre evenimentele organizate de Publicis Events se numara Premiile TVmania, de care agentia s-a ocupat timp de 10 editii consecutiv, mai multe lansari de produs Dacia si Renault – de exemplu, lansarea Dacia Sandero, unde o masina a fost ridicata in mod magic in aer –, Liberty Parade, organizat de Publicis Events in perioada 2001 - 2011, caravanele Ursus Evolution, lansarea Orange HD Voice, evenimentele Winston (JTI).

Clienti si pitch-uri, pitch-uri si clienti

Incet-incet, am ajuns sa vorbim despre clienti si asa am aflat ca la Publicis Events se mananca pitch-uri pe paine. “Daca am terminat in februarie o campanie pentru un anumit client si respectivul client  are in septembrie o alta campanie, nu este o regula sa organizam tot noi evenimentele”, povesteste Radu, iar Gabriel Constantinescu completeaza: “Evenimentele sunt considerate chestiuni punctuale, nu sunt trecute in contractul-cadru si fiecare client se simte obligat sa organizeze un pitch pentru fiecare eveniment care trebuie organizat”, iar Cristian adauga: “Se intampla asa de multe ori din cauza sumelor implicate in proiecte sau a regulilor interne din companiile diferitilor clienti.”

Ceasul care le arata celor de la Publicis Events cat timp le-a mai ramas pana la urmatorul pitch

Daca lucrurile se reorganizeaza de la proiect la proiect, ma gandesc ca agentiile de evenimente pot renunta mai usor la un client cu probleme, asa ca lansez intrebarea: s-a intamplat sa refuzati un client pentru care ati lucrat cand v-a solicitat serviciile o a doua oara?

Gabriel Constantinescu raspunde diplomat: “Nu prea s-a intamplat. In general, am relationat bine cu clientii. Au mai existat retineri, dar am trecut peste ele”.

Ceilalti il completeaza in aceeasi maniera:

“In domeniul asta, fata de alte sectoare din publicitate, nu poti sa cuantifici strict cum ne iese sau daca ne iese un eveniment. Din acest motiv, e greu sa ne judece lumea, clientii. Nu avem procente si grafice de aratat, totul se bazeaza pe impresia lasata clientului”, spune Cristian Balaci. 

“Nu putem fi cuantificati, efectiv. Atat timp cat exista 20 de oameni in jurul aceleiasi mese, vor exista 20 de opinii. Ele pot fi convergente, dar nu vor coincide niciodata”, adauga Radu Baitan.

Capitolul clienti poate fi usor un subiect pentru discutii juicy si cu iz de taboid, dar baietii nu scapa nimic compromitator. Ma uit spre Smaranda.

“Lucrand intr-un business, afinitatile personale nu ar trebui sa conteze” spune Smaranda Gabrielescu. “Dar, profesional vorbind, au existat si cazuri in care n-a mai existat chimie si am luat hotararea ca mai bine ne despartim. Avem libertatea sa decidem daca lucram in continuare cu un client sau altul, dar decizia nu se ia in functie de cat de mult ne place de el”.

Smaranda Gabrielescu, Account Director, Publicis Events

Diplomatie pana la capat. Daca asta e o caracteristica a intregii curti de pe Iorga 13, politistul chemat de domnul Cristoiu cu siguranta a fost convins din cateva vorbe atent alese ca nu se intampla nimic suspect acolo.

Mai joc putin cartea clientilor si ii intreb pe seniori cat de deschisi sunt clientii anului 2013 comparativ cu cei din trecut. Seniorii sunt de acord ca rareori clientii sunt deschisi sa incerce lucruri noi si, desi in teorie isi doresc inovatia, in practica nu au curajul sa isi asume riscurile asociate.               

"Fiecare eveniment e diferit si se intampla ca planurile de acasa sa fie modificate din cauza unor factori externi (de exemplu vremea, autoritatile locale etc). Noi suntem o echipa cu multa experienta in spate si am invatat in toti anii acestia cum sa gestionam orice aspect ar putea aparea in procesul dezvoltarii unui eveniment. Asa ca intelegem foarte bine temerile clientilor nostri (doar le-am avut si noi cand eram la inceput), si de aceea avem rabdare sa le explicam toate informatiile de care au nevoie ca sa fie linistiti." (Radu Baitan, Events Manager, Publicis Events).

Gabriel Constantinescu intervine pentru a completa: “Sa nuantam putin. Dificultatile in a le explica clientilor intervin prima oara cand lucram impreuna. Dupa ce trecem de aceasta faza, ei capata incredere in noi, inteleg mai bine ce le spunem si nu mai avem niciun fel de problema. In acelasi timp se intampla uneori sa dam de cineva care se pricepe din prima, fara a mai fi nevoie de aceasta perioada de acomodare”.

Un exemplu de moment pentru care atat clientul, cat si agentia isi asuma mari riscuri - ridicarea unei masini in aer in cadrul evenimentului de lansare Dacia Sandero

Mai indraznesc o intrebare: cum ar arata clientul ideal?

Radu Baitan: Clientul ideal pentru noi e cel care a avut contact cu zona de publicitate, de agentie, eventual cu cea de evenimente si BTL.

Smaranda Gabrielescu: Sau cel care are incredere deplina in noi.

Si o ultima intrebare despre clienti: exista in realitate acel client ideal? In mod surprinzator, obtin un DA, unanim si raspicat.

Oamenii sfintesc evenimentele

Discutia mea cu cei patru seniori s-a extins dincolo de ce inseamna Publicis Events si proiectele lor, dar despre asta veti afla in materialele urmatoare. Mi-am amintit ca plecasem sa investighez daca partea de BTL din curtea de pe Iorga 13 a ramas si ea, vorba domnului Cristoiu, “in materie de bun-simt sub nivelul pitecantropului”, asa ca i-am tras intr-un colt pe fiecare dintre cei care erau atunci in birou si i-am luat la intrebari.

Amintirile de la evenimente, la loc de cinste 

L-au trimis la inaintare pe Iuri Saharov (Account Executive), un baiat imbracat frumos in camasa, care mi-ar fi putut fi coleg la facultate. Uite-l:

Iuri e in Publicis Events de un an jumatate si lucreaza in principal pe conturile JTI. Si ii place, pur si simplu. “Cel mai mult imi place sa vad evenimentele puse in practica”. Spune ca inca nu are suficienta experienta de pitch-uri cat sa spuna clar daca pentru el sunt doar stres sau, din contra, adrenalina. Si nici nu se gandeste sa faca altceva decat organizare de evenimente si BTL.

Miruna Sandulescu e de doi an Account Director la Publicis Events si spune ca nu-i e dor de vremurile din liceu, cand aveai un program parca prea bine delimitat.

“Imi place drumul mai mult decat finalitatea lui. E uneori lung, poate si anevoios, dar daca nu ai o placere pentru drum, pentru calatoria in sine, n-ai cum sa faci BTL. Imi place la ceea ce facem noi ca esti intr-o interactiune directa cu oamenii si asta te obliga sa fii onest si sa faci lucruri frumoase si bune pentru ca ai feedback direct”, spune Miruna. Daca ar fi sa renunte la BTL, si-ar face un bar intim si cosy.

Claudia Farin a inceput sa lucreze in Publicis Events din anul al doilea de facultate si e de 3 ani Account Executive. E pasionata de festivaluri si spune ca ii place mai mult sa lucreze pe partea asta decat pe organizarea de conferinte. Daca te intrebi cum arata o persoana careia nu-i e frica de sala de sedinte, iat-o:

“N-am probleme cu sala de sedinte si nu am nicio reactie negativa cand aud ca trebuie sa mergem acolo. Poate pentru ca sunt mica si entuziasmata.” Si diplomata? “Diplomatia e cheia in toate relatiile, si in cele cu clientii, si in cele cu alte persoane”, explica. N-ar lucra nimic altceva decat BTL. Daca o sa cada totusi o cometa peste noi si n-ar mai putea sa organizeze evenimente, s-ar axa pe partea de asistenta sociala si pe ajutorarea copiilor defavorizati.

Rezerve - oare pentru atunci cand evenimentele ies bine?

Andreea Nedelea este Senior Producer la Publicis Events din martie 2011.

“Sa stii ca trei ani intr-un singur loc sunt multi pentru mine. Obisnuiam sa fac, odata la 3 ani, switch cu totul, schimbam si meseria, si domeniul. Acum sunt de 6 ani in advertising si nu m-am plictisit”, imi spune. Totusi, 3 ani nu sunt suficienti sa faca sa dispara tracul din prima faza a organizarii unui eveniment, cand nimic nu e sigur si concretizarea planurilor de pe hartie pare departe, marturiseste ea.  

Vizita am incheiat-o tot cu Bogdan Voina, care e in grupul Publicis de 8 ani si in Publicis Events de 5, Account Manager si Producator. A lucrat pe multe conturi, de la Orange, Renault si Dacia la Guinness, si dupa tot acest timp, inca i se pare fun BTL-ul. “Pentru mine nu exista nu se poate. Doar nu e timp suficient sau nu sunt bani”, spune el – un fel de crez personal. Ma intreb: intr-o agentie care organizeaza teambuilding-uri si serate, cine organizeaza evenimentele interne? El e. Bogdan a organizat cu placere si team building-uri si petrecerea de Noaptea Agentiilor. Iesirile la bere nu se organizeaza, sunt spontane. Un lucru e clar, ne spune el: toate sunt necesare ca sa afli cine sunt colegii tai.  

La agentie lucreaza in total cincisprezece oameni, plus colaboratorii. Insa cum organizarea de evenimente inseamna mai ales munca de teren, pe unii nu i-am gasit acasa. Ne explica Smaranda Gabrielescu: “Daca esti un om linistit caruia ii place sa stea la biroul lui, poate nu esti facut pentru BTL”. Radu Baitan adauga: “Trebuie sa-ti placa adrenalina, sa fii putin junkie din punctul asta de vedere”, si concluzioneaza: “dar tocmai de asta e cea mai frumoasa meserie din lume”.

Ei, uneori mai trebuie totusi si sa stai linistit, la biroul tau

Nu am gasit nici un party animal in partea asta de curte de pe Iorga 13, niciun derbedeu. Nu, domnule Cristoiu, BTL-ul e baiat bun. Trebuie totusi sa stiti ceva daca vreti sa va jucati cu sagetile lor: