Muzeul Satului Banatean din Timisoara devine, o data pe an, punct de intalnire pentru muzica, arta si multiculturalitate. Cele trei concepte se impletesc pe parcursul a trei zile pline de activitati pentru cei care participa la PLAI, un boutique festival organizat in totalitate de voluntari. Fondat in 2006, evenimentul a ajuns deja la opt editii, pe parcursul carora a reunit artisti precum Paco de Lucia, Mariza, Yungchen Lahmo, Dobet Gnahore, Fatoumata Diawara, Sainkho Namtchylak, Ara Dinkjian, Idan Raichel, Susana Baca, Vieux Farka Toure sau Zaz.
In decursul anilor, festivalul a fost numit cel mai bun proiect multicultural din Romania, a primit Charlemagne Youth Prize, Premiul I la sectiunea Arta si Cultura a Galei Societatii Civile si a fost Finalist la categoria Best Small European Festival 2012, European Festival Awards.
Andreea Iager Tako (Voluntar/Fondator PLAI) povesteste ca ceea ce isi doresc organizatorii evenimentului este sa creeze un loc in care oamenii sa vina pentru o experienta completa, nu doar pentru muzica sau arta. Ei isi doresc ca publicul sa devina parte integranta a mixului cultural si sa fie, in acelasi timp, molipsiti de pasiunea si dedicarea fondatorilor pentru diversitate.
In viata de zi cu zi
Suntem toti foarte diferiti, cu profesii de baza diverse. Ceea ce ne leaga este sufletul si ceea ce facem dupa ce incheiem ziua de lucru. Suntem toti iubitori de muzica, de activitati altfel, suntem prezenti si implicati in ceea ce se intampla in jurul nostru. Pe scurt, suntem colorati, avem putini aceeasi profesie si si mai putini acelasi domeniu de studiu. O parte din echipa este inca la liceu sau facultate.
Cand nu lucreaza
Nu stam locului. O parte dintre noi calatoresc, altii fac voluntariat a tot felul de actiuni, mergem mult la concerte, spectacole de teatru, film… cred ca nimic deosebit de ceea ce fac alti tineri sau adulti. Tinem ochii deschisi la ce se intampla in lume, la ce se intampla in jurul nostru, fie ca e in tara sau chiar la noi in curte. In plus, de cateva ori pe luna, seara, visam cu ochii deschisi la editia de anul acesta a festivalului PLAI.
The Big Idea
PLAI s-a nascut intr-o zi de vara, in iunie, in 2006, dupa o vizita la Muzeul Satului Banatean. Un loc superb de care timisorenii parca uitasera, un loc pentru care ne-am dorit mai mult. Discutand atunci am ajuns la concluzia ca Timisoara are nevoie de un altfel de festival, unul care sa ii celebreze diversitatea si multiculturalitatea, unul care sa readuca in constinta colectiva ceea ce ne-a fost lasat ca mostenire, ceea ce ne face sa fim romani, banateni, timisoreni.
Credem ca ajungi sa apreciezi mai mult ceea ce esti ca natie atunci cand intri in contact cu mai multe culturi, cand incepi sa vezi frumusetea diversitatii si a lucrurilor care ne aduc impreuna. Pasionati de muzica, dar si de voluntariat in general, de implicare in lucrurile marunte cu care fiecare dintre noi poate avea un impact, am creat conceptul de PLAI. PLAI nu este doar un festival de muzica. Este un eveniment pentru toate varstele, plin de activitati menite sa nasca pasiuni si presarat cu muzica buna din toate colturile lumii. Diversitatea in toate formele ei este la ea acasa. Prima editie a festivalului s-a creionat in doua luni de cand ne-a venit ideea, iar echipa a crescut organic dintr-un general “eu cu ce va pot ajuta?”. Am fost in asentimentul multor timisoreni care doreau altceva. Suntem, la fel ca si PLAI, o suma a experientelor personale, o amprenta a locului in care am crescut si a tot ceea ce am trait.
Echipa
Avem o echipa de baza de aproximativ 15 oameni care au experienta a minim 5 editii. Ne-am organizat in patru departamente (cultural, logistic, marketing si financiar) care au fiecare cate un coordonator si responsabili pe diferite segmente mai importante. In fiecare an ni se alatura noi prieteni. De la contabilitate, logistica, inginerie, IT, pana la jurnalism, drept, stiinte politice si psihologie, avem background-uri foarte diferite. Si asta face totul atat de frumos, pentru ca activam impreuna ca grup in cu totul alt domeniu. Nu o facem din pozitia de experti, ci din pozitia de consumatori, de fani. Invatam pe masura ce facem, invatam de la partenerii nostri si suntem, acolo unde e nevoie, auto-didacti. Din 2013 ni s-au alaturat si membri ai echipei specializati in domenii conexe, despre care avem increderea ca vor dezvolta mai mult partea de comunicare si promovare.
Obiective
De la inceput ne-am dorit un eveniment la care ne-ar placea in primul rand noua sa mergem. Am vrut un festival pentru Timisoara care sa surprinda nu numai ceea ce e al locului, dar toate elementele frumoase din care invatam sa fim mai buni. Am numit-o atunci "diversitate in toate formele ei". Acesta este obiectivul nostru principal: sa oferim oportunitati de invatare prin diversitate. Asta inseamna ca, pe langa muzica lumii (muzica cu influente etnice), organizatiile si oamenii pe care ii invitam ca parteneri culturali sunt preocuparea noastra principala. Ne dorim ca vizitatorii PLAI sa plece invatand ceva nou, descoperindu-si pasiuni, cauze carora sa se dedice si dupa festival, idei la care sa viseze sau actiuni in care sa se implice. Suntem oameni mai fericiti si impliniti cand ne batem capul sa facem lucruri in care credem, nu doar sa ne obosim sa ne umplem buzunarele. Suntem idealisti din acest punct de vedere. In continuare primim reactii de consternare atunci spunem ca facem voluntariat. ‘Bine, bine, dar voi ce castigati din asta?’ ‘Bucuria celor care vin la eveniment si satisfactia enorma ca noi l-am facut sa aibe loc’. ‘Cum, adica nu primiti bani?’. ‘Nu’ ‘Ce ciudat!’. Suntem niste ciudati si asta e doar unul dintre lucrurile care ne plac la PLAI. Am dorit de la inceput sa aratam ca se poate si sa fie o ciudatenie molipsitoare. Credem ca, din punctul asta de vedere, ne-am atins obiectivul. Asa cum alte festivaluri ne-au inspirat pe noi (StudentFest, Festivalul Saltimbancilor etc.) vedem tot mai multi tineri care prind curaj sa dezvolte ONG-uri sau evenimente care sa acopere o nevoie pe care ei o resimt. Este minunat si ne bucura mult asta. Ca grup si ca indivizi sustinem astfel de initiative si ne oferim mereu ajutorul.
Ceva doar al lor
Segmentul de world music era in 2006 total neacoperit. Pe noi ne-a inspirat mereu muzica care aduce o puternica amprenta culturala si ne-am bucurat mult sa putem aduce multi artisti in premiera in Romania. Asa i-am adus pe Paco de Lucia, Mariza, Yungchen Lahmo, Dobet Gnahore, Fatoumata Diawara, Sainkho Namtchylak, Ara Dinkjian, Idan Raichel, Susana Baca si cel mai recent Vieux Farka Toure, Zaz, dar si multi altii, poate acum mai putin cunoscuti, dar cu certitudine mari talente.
Componenta de activitati culturale in forma de ateliere, actiuni, dezbateri, lansari de carte, locurile de relaxare si de joaca a fost un alt diferentiator. Am scos pentru prima data organizatii mici si mari din sediile lor si le-am adus in Muzeul Satului Banatean, am dat curaj oamenilor cu pasiuni – aparent aparte – sa le impartaseasca si le-am oferit cadrul de a spune lumii ca exista, oferind activitati din care sa invete ceva. Orice, ceva care sa ii reprezinte si care sa ii implice pe cei prezenti. Nu sa vanda, sa ofere gratuit, ci sa te invete cum sa faci singur. Nu numai pentru a avea o amintire, ci si pentru a-ti da seama de ce tot ce implica a face ceva. Cat e de greu si de frumos in acelasi timp, cat e de valoroasa si importanta implicarea fiecaruia dintre noi, indiferent ca vorbim de a face o pereche de cercei, a invata o limba straina sau a incerca sa mergi in scaun cu rotile.
Etapele. de la primul gand la implementare
De la prima vizita la Muzeul Satului Banatean a inceput o continua sesiune de brainstorming. A fost genul acela de intalnire de idei, care te tine treaz si in priza, iti tine loc de somn si de foame, nu vrei decat sa ia forma. Au urmat doua luni foarte intense in care zilnic povesteam celor din jur despre idee si ce vrem sa facem. Foarte multi ni s-au alaturat cu simplul ‘Eu cu ce pot fi de folos?’. Au urmat raspunsuri de la dat telefoane in cautare de sponsori, facut site, trimis email-uri, pana la taiat iarba si curatatul muzeului. Le-am facut pe toate cu acelasi entuziasm. Avand in vedere ca timpul a fost atat de scurt, etapele dintr-un project management clasic au fost nu numai comasate, dar amestecate. Cea mai mare provocare in final a ramas finantarea evenimentului. Incepusem la finele lui iunie sa gandim PLAI, campania de vanzari in iulie-august – ceea ce era complet nerealizabil. Cu toate astea, anul acela am avut cele mai multe intalniri cu companiile si probabil cea mai determinata campanie de vanzari. Am primit o finantare – datorata unei majorari de buget neasteptate – din partea Ministerului Culturii cu trei saptamani inainte de data programata pentru festival. Pana atunci nu stiam daca se va intampla sau nu.
Momente critice
In fiecare an ne punem problema daca sa continuam sau nu. Niciodata nu ne-am gandit serios ca nu ar trebui sa mai organizam PLAI, dar ne intrebam mereu daca este ceea ce dorim sa facem, daca suntem inca relevanti, daca… Aspectele financiare ne dau mereu de cap, insa asta nu a fost criteriul principal nici in prima editie si suntem de parere ca daca suntem determinati sa facem ceva, vom gasi resursele. Este evident ca fara ele, toate resursele necesare care se angreneaza intr-un astfel de proiect, nu ar putea exista. In fiecare an scriem finantari, trimitem email-uri, dam telefoane la companii, stabilim intalniri in speranta ca vom obtine fondurile necesare. De fiecare data am intrat in festival cu o buna parte din buget neacoperit si ne-am bazat pe bilete. 5 din cele 8 editii au fost pe minus financiar. Un punct de cotitura a fost al doilea an, in care minusul a fost foarte mare. Am fost euforici dupa prima editie si am neglijat aspecte importante pentru un festival si mai ales pentru a-l face sa continue: managementul financiar si securitatea. Au fost lectii grele, dar au fost si cele care ne-au facut sa continuam. Nu am vrut sa ne lasam infranti. Nu incepusem evenimentul din ratiuni financiare si nu voiam ca asta sa fie motivul pentru care ne oprim. De crescut speram sa creasca organic, frumos, mereu. Cum nu urmarim profitul, ne intereseaza in primul rand calitatea si sustenabilitatea financiara in timp.
Greutati
De unde sa incepem? Sunt foarte multe provocari. De la cele logistice (de exemplu, la categoria asta avem un responsabil de vreme… o pozitie destul de ingrata, dar care a avut mereu ocupant) pana la cele ce tin de resurse umane. Fiind un proiect de voluntariat 100% e uneori interesant sa faci tot, in timp limita (oricum am face, luna septembrie tot ne ajunge din urma, chiar daca planificam cu an inainte), in buget (chiar daca asta e total nemotivant pentru 30 de voluntari care au venit sa picteze lampioane) si toate cu zambetul mereu pe buze. Majoritatea dintre noi isi petrec concediul la PLAI. Doua saptamani inainte ne mutam la Muzeul Satului Banatean si incepem partea de amenajare.
In fiecare an am incercat sa optimizam si sa ne organizam mai bine. De la o organigrama din primul an in care aveam 12 departamente, am ajuns la 4. Acesta e exemplul cel mai haios. La o saptamana dupa fiecare editie ne intalnim pentru o sesiune de feedback. In primul sau cel tarziu al doilea weekend din octombrie facem planificarea editiei urmatoare, iar apoi continuam cu intalniri pe departament si cel putin o intalnire generala pe luna. Deadline-urile sunt, ca peste tot, depasite, activitati ajung sa nu fie facute sau puse in practica, dar in marea lor majoritate, obiectivele setate in octombrie ne urmaresc un an intreg si sunt atinse.
Sa nu ai vizibilitate pe termen mai lung, sa nu ai libertate financiara sa faci un plan de dezvoltare este destul de stresant. Dar vine cu faptul ca suntem un ONG, facem toti voluntariat, avem acest neprevazut si incertitudinea ca vom mai face acelasi lucru anul urmator si asta ne-am asumat de la inceput. E cumva minunat ca oameni si organizatii au crezut atat de mult in ideea de PLAI si in ceea ce facem incat ne dau privilegiul ca in fiecare an sa il putem organiza.
Promovare
In prima editie, pe langa mediile clasice de print credem ca foarte de impact a fost word of mouth. Nu multora le-a venit sa creada ca se va intampla un festival in Muzeul Satului Banatean, cu atat mai putin ca il vor vedea pe Al di Meola acolo. Sa nu mai vorbim de faptul ca eram un grup de tineri de 20 de ani pe care nimeni nu ii stia. A mers mult atunci ca un bulgare de zapada. Am avut doua saptamani de promovare propriu-zisa si peste 2500 de spectatori. Avand in vedere ca am fost unul dintre putinele evenimente cu bilet, la acel moment, a fost un real succes.
Acum, chiar daca au trecut 8 editii, lucram pentru fiecare bilet vandut. Ne straduim sa abordam si sa folosim toate canalele posibile. Dintre canalele clasice am scos treptat afisele si fluturasii in masa si ne-am concentrat pe backlit si eventual fluturasi in limba engleza trimisi la hosteluri din Europa. Folosim mediul online destul de mult si raspundem cu drag invitatiilor la radio si TV, canale pe care inca le folosim ca medii de sustinere. In ultimii trei ani am incercat sa cream si alte mici sau mari evenimente in care sa fim activi sub egida PLAI, incercand sa ne asiguram ca lumea stie ca existam. Nu trebuie si nu ne dorim ca toata lumea sa vina la festival. PLAI este si va ramane un boutique festival. Deja am avut doua editii in care am inchis portile dupa ce am vandut 5000 de bilete pe zi. Scopul nostru este ca PLAI sa fie o optiune in mintea tuturor si sa avem in fiecare editie public cat mai aproape de potentialul maxim. Suntem foarte constienti ca muzica este inca un carlig principal. Noi ne-am dorit de la inceput ca lumea sa vina la festival pentru intreg conceptul, chiar fara sa se uite la line-up, dar sa stie ca va descoperi muzica de calitate si experiente inedite. Am invatat pe propria piele ca nici ‘clientul’ cultural nu este fidel orbeste. Mesajul nostru trebuie transmis in fiecare an, chiar tot mai puternic.
Am incercat sa oferim publicului iubitor de muzica un bilet comun pentru mai multe evenimente. O initiativa PLAI, 1Ticket a vandut PLAI si IRAF (festivalul cu care am putut dezvolta un parteneriat in ideea de sustinere reciproca) pana cand acesta s-a mutat. De cativa ani buni invitam bloggeri la eveniment, de doi ani facem cate un graffiti care sa anunte editia curenta, iar anul trecut am organizat un ticket hunt in tara, promovat via Facebook.
Cum creste
Feedback-ul este foarte important pentru noi. De la spectatori la parteneri, artisti si chiar cei care nu vin la eveniment. Incercam mereu sa imbunatatim ceea ce facem, dar si sa aflam daca mai suntem relevanti.
PLAI a crescut datorita ingredientelor care i-au dat viata. Putina nebunie si inconstienta (a se traduce in curaj), dedicare si multa munca (din partea a multor oameni care pur si simplu doresc sa se implice), implicare (nu numai a echipei de voluntari, dar si a partenerilor culturali si a finantatorilor) si, nu in ultimul rand, participare (avem parte de un public minunat care completeaza atmosfera evenimentului iar fiecare bilet cumparat finanteaza festivalul). Incercam sa nimerim algoritmul perfect al artistilor care sa trezeasca sentimente, sa motiveze, sa te scoata din casa si oferta activitatilor care sa deschida mintea.
Ne-am vazut de treaba fara sa ne lasam deviati de greutati sau rautati. Am fost uniti si ne-am incurajat atunci cand cate unul dintre noi avea nevoie. Nu a fost niciodata usor, dar cumva uitam foarte repede asta si ramanem cu ceea ce conteaza. Cred ca si asta a ajutat mult in cresterea evenimentului; cel putin in longevitatea lui cu siguranta. In fiecare an crestem si invatam din greselile pe care le facem si pe care incercam sa nu le repetam. Ne dam feedback si intern, uneori dureros de dur, dar stim mereu ca rezultatul final este cel mai important – PLAI.
Parteneri
Unii dintre partenerii culturali cu care colaboram sunt alaturi de noi de la inceputurile PLAI, cum ar fi: Ambasada Portugaliei, Institutul Francez din Timisoara, Fundatia Rubin, Penitenciarul Timisoara, Camarila Culturala sau Verde pentru Biciclete. Pe timpul festivalului acestia organizeaza workshop-uri gratuite prin care ii ajuta pe cei ce ne trec pragul sa gaseasca hobby-uri si pasiuni cu care sa se identifice. De aceea, in fiecare an incercam sa aducem ceva nou pentru participanti, sa-i motivam sa revina. Pe parcurs ni s-au alaturat organizatii foarte faine care intre timp ne-au devenit foarte apropiate precum Asociatia Marele Ecran din Timisoara si Pelicula Culturala – care au preluat partea de filme si documentare din cadrul festivalului, Grupul de Suport Violeta al Persoanelor Diagnosticate cu Cancer la San, Asociatia Pet Hope, Ceva de Spus sau Prakriti School of Yoga. Sunt numai cateva nume dar trebuie subliniat faptul ca festivalul a ajuns un hub pentru organizatii non-guvernamentale, guvernamentale, centre culturale si proiecte individuale. S-au nascut colaborari si intre organizatii in urma participarii lor in cadrul PLAI si suntem in legatura stransa pentru a ne ajuta unii pe altii in proiectele noastre. Organizatiile si proiectele din afara Timisoarei care au participat in 2013 de exemplu sunt Asociatia Domus Caritatis, Semne Cusute sau Asociatia ARCHE – Proiectul Monumente Uitate. Am avut si parteneri internationali si in decursul editiilor am fost norocosi sa avem contact si sa fim gazda multor organizatii minunate, pe care le-am adus mai aproape de public.
Parteneri media: in 2013 au fost alaturi de noi Radio Guerilla, TVR, 24Fun, Carturesti unde exista Raftul PLAI incepand de anul trecut, Decat O Revista, Tataia, CobaltSign, Marie Claire, modernism.ro, neaparat.ro, urban.ro, getlokal, sub25, vestul.ro, ziarul Timisoara, Timis Online si nicecream.fm. Ne-am bucurat si de participarea unor bloggeri nationali veniti pentru prima oara la PLAI si de sustinerea bloggerilor locali, alaturi de noi inca din 2009.
Concertele din afara PLAI pe care le-am organizat: Misia la Bucuresti, Al di Meola, Pink Martini, Nigel Kennedy si Nouvelle Vague la Timisoara.
Modalitate de monetizare
O grija aparte pentru aspectele financiare este extrem de importanta pentru orice eveniment cultural care doreste sa continue si sa existe si ‘la anul’. La prima editie am avut o finantare care acoperea doar onorariul capului de afis. De atunci obiectivul nostru este sa avem o suma de la o editie la alta de reinvestit, fie in logistica, fie intr-un artist mai scump. Este extrem de obositor sa fii mereu pe zero si sa nu ai usurinta de a creste. Este oricum mai sanatos decat sa fii pe minus financiar, asa ca pentru noi break even e foarte bine :).
Cum spuneam, in fiecare an muncim pentru fiecare bilet cumparat. Uneori ceea ce noi organizam timp de un an poate fi usor depasit de prea mult sau prea putin soare, ploaie sau simpla stare din ziua respectiva. Consumatorul nostru nu are un comportament usor de prezis, insa avem un public dedicat PLAI, pe care stim ca ne putem baza, de aproximativ 2500 de oameni, indiferent de capul de afis.
In fiecare an scriem finantari, cautam sponsori, pe langa cei care investesc in cresterea evenimentului de mai mult timp. Am incercat si organizarea unor evenimente conexe din dorinta de a finanta PLAI, insa inca nu am reusit sa ajungem la nivelul pe care ni-l dorim.
Avand in vedere ca nu suntem mainstream, nu atingem masele, ca nu transformam festivalul in umbrele colorate, iar spatiul de expunere al sponsorilor este gandit, controlat (credem noi, in beneficiul lor in primul rand, intr-o lume agasata si sufocata de logo-uri) si costomizat in functie si de obiectivele lor, numarul sponsorilor nu este mare. Le suntem recunoscatori fiecaruia dintre ei, de la prima editie si pana acum.
Am aplicat si la fonduri europene, insa suntem inca la nivelul de exercitiu de scrierea proiectelor.
PLAI in viitor
Ne dorim si aspiram ca PLAI sa ajunga festivalul la care sa vindem 5000 de abonamente inainte de a anunta artistii muzicali. Sa fie un eveniment la care lumea vine pentru experienta completa, se implica la toate evenimentele partenerilor si descopera artisti extraordinari, chiar daca pana atunci nu a auzit de ei, din toate colturile lumii.
