[BTL] Ana Constantin (Godmother): A inceput sa conteze extraordinar de mult engagementul la orice tip de evenimente

Cum se integreaza componenta de BTL-ul in mixul de comunicare, ce s-a schimbat in organizarea de evenimente in ultimii ani, ce tehnologii influenteaza domeniul, care sunt pretentiile clientilor acum si cum le raspund agentiile specializate? Un articol despre ce se intampla in agentiile si diviziile de BTL in Romania, semnat de Ana Constantin (BTL Manager, Godmother).

Asteptarile clientilor din Romania in ce priveste BTL-ul

Faptul ca accesul la informatie este foarte mare se reflecta in asteptarile pe care le au clientii. In primul rand vor ca ideea evenimentului sa se regaseasca in toate etapele si livrabilele, ceea ce pe noi ne incanta. Iar in ceea ce priveste raportul calitate - pret, este ideala o relatie invers proportionala: totul sa fie cat mai bine, iar costul sa fie cat mai mic. Din fericire insa multi clienti au inceput sa afle din proprie experienta ca ieftin si bun este din pacate o raritate aproape miraculoasa, asa ca sunt dispusi fie sa faca evenimente mai restranse, fie sa aloce bugete mai mari.

Tipuri de proiecte solicitate in ultimul an si schimbari fata de anii trecuti

Am organizat multe evenimente cu o prezenta de aproximativ 200 de persoane precum seria Google Engage, lansari de produse, gale, conferinte ale industriei (asa cum facem pentru Agricover anual) sau conferinte de presa si team building-uri. Organizam si evenimente mai mari, asa cum este Gala de Box de la Galati sau lansarea YouTube, insa cu o frecventa mai mica. Am observat o scadere a evenimentelor de amploare, dar o crestere a celor mai mici, asadar se pastreaza o balanta unitara in volumul de munca.

Cat e creativitate si cat e implementare in BTL

Echipa Godmother crede in inspiratie 1% si transpiratie 99%, ca si in viata de zi cu zi. Daca creativitatea este extraordinar de importanta si o valoram foarte mult, in acelasi timp conteaza foarte tare ca ideea aia misto pe care a dat-o creatia sa si fie implementata asa cum a  fost gandita si, in cele din urma, asa cum a fost vanduta la client. Asa ca, dupa creatie incepe implementarea riguroasa.

Inovatii si trenduri in BTL

A inceput sa conteze extraordinar de mult engagementul la orice tip de evenimente: adica sa iti poti tine captiva audienta cat mai mult timp.  Noi dezvoltam tot soiul de joculete, quiz-uri, obiecte si display-uri stimulante vizual care sa tina audienta in priza. Conteaza ca orice faci sa aiba posibilitatea de a fi postat aproape instantaneu online: de la fotografii care se descarca din camera direct pe contul de Facebook al clientului pana la performeri care fac un show de exceptie, acestea sunt detaliile care fac diferenta.

Evaluarea proiectelor de BTL

In primul rand este foarte important feedback-ul la cald. Mergem printre oameni si vedem ce discuta intre ei sau ii intrebam cum li se pare evenimentul, un mic vox pop care de multe ori este foarte relevant. Feedback-ul clientului este foarte important - cum a simtit el evenimentul, ce ar face altfel, ce si-ar dori sa vada si la alte evenimente. Apoi urmeaza evaluarea concreta: cati oameni au fost prezenti, cat au stat la eveniment, s-au distrat? Daca a fost un concert, au dansat? Din furnizorii contractati, s-au ridicat cu totii la inaltimea asteptarilor? Mesajul evenimentului a fost livrat pe intelesul tuturor? A afectat evenimentul organizat de noi vanzarile? Daca s-au vandut bilete, care au fost incasarile? Sunt cativa indicatori clari pe care ii folosim, iar acestia sunt doar cativa dintre ei. Stabilim impreuna cu clientul, pentru fiecare proiect, indicatori specifici de performanta. Iar daca este vorba de evenimentele cu presa, cati oameni din media au venit la eveniment si cati au scris despre el.

Care e programul de lucru al cuiva care lucreaza pe BTL

De la 9 la 5, desigur! :) Serios vorbind insa, incepe undeva pe la 9-10 si se termina cand se termina montajul sau evenimentul, deci se poate termina si la 4 dimineata. Am avut evenimente la care echipa a mers la montaj 12 ore, apoi a ramas la locul evenimentului si pentru implementare. S-au dus acasa sa faca un dus si sa se schimbe, insa au stat treji aproape 40 de ore, au fost weekenduri muncite spre exemplu. Insa, in 80% din cazuri, ritmul, desi alert, este unul normal intr-o agentie.

Cum sunt oamenii din domeniu

Profilul persoanei care lucreaza in BTL nu este doar de leader - pentru ca e important sa stii sa gestionezi o echipa foarte mare - ci si ambitios pana in punctual in care devine poate iritant. Sa stie cum sa implementeze ideile care vin din creatie, de la un jpg dragut la un decor perfect. De la sine inteles ca trebuie sa fie organizat si multi-tasking fara sa intre in panica, fara sa se enerveze si fara sa tipe la echipa. Apoi mai trebuie sa stie cum sta treaba cu cofeina, pentru ca sunt evenimente care iti cer un nivel de dedicare care uneori trebuie sa inlocuiasca somnul cu cafeaua.

Diferentele intre munca in BTL si cea de ATL

N-ai dreptul la a doua incercare. Presiunea este in mod sigur mai mare pe omul de BTL, oricat de organizat ar fi el, pentru ca atunci cand vezi ca incep sa vina oamenii la eveniment iei o gura mare de aer si trebuie sa ai siguranta ca echipa sa respecte tot ce ai spus la linuta si sa ai baterie la telefon. Responsabilitatea de a avea in supervizare oameni care vin la distractie este una foarte mare, iar presiunea pe masura, ca imediat ii vezi daca nu se simt bine.

De ce nu sunt la fel de promovate activitatile agentiilor de BTL ca cele de ATL

Cum sa nu fie?! Cand isi dau oamenii check-in la evenimente? Sau cand posteaza fotografii de la concerte sau evenimente sportive? In spatele acestor lucruri sunt niste agentii care gandesc evenimentele si apoi le implementeaza. Iti creste inima cand vezi cum arata pe social media evenimentul tau. De fiecare data cand luati un gift-bag de la un eveniment, sa stiti ca cineva, undeva, l-a ambalat cu o seara inainte. Si acea persoana era probabil un BTL exec.

Clienti exclusiv pe partea de BTL

Google este cel mai mare client al nostru exclusiv pe BTL. In 2012 am organizat doar pentru ei 44 de evenimente precum Google For Agencies, Google Engage (in toata tara), Google Mobile Rocks Party si asa mai departe.

Cele mai mari evenimente (in ce priveste incasarile) organizate de Godmother

In 2013, probabil ca Gala de Box de la Galati a fost evenimentul cu cele mai mari incasari. In general organizam evenimente corporate, asa ca nu putem masura evenimentele in functie de incasari pentru ca nu exista o taxa de intrare.

Evenimentele organizate de Godmother cu buget scazut, dar rezultate spectaculoase

La Perla Nord am organizat ziua portilor deschise, un moment in care potentialii clienti au avut ocazia sa vada proiectul si sa se plimbe prin apartamentele din showroom. De la asteptarile noastre de 50-100 de persoane si de la pregatirile minimale (brosuri, leaflets, ceai si cafea) pana la un turn-out de 250+ de persoane a fost o cale foarte lunga. Nu s-a simtit nimic la potentialii cumparatori pentru ca am fost acolo sa suplimentam tot ce era de suplimentat, insa in mod sigur nu ne asteptam la o prezenta asa mare care a ajutat Perla Nord sa-si faca o baza de clienti considerabila.